통화 전날 적고 말해 보고,
끊은 뒤 메일로 남깁니다

01준비 순서

업무 통화 준비는 목적 한 줄에서 시작해 확인 메일로 끝나는 여섯 칸입니다

영어 업무 통화는 목적 한 줄에서 시작해 확인 메일로 끝나는 여섯 칸으로 준비합니다. 첫 칸에는 「이 통화가 끝났을 때 무엇이 정해져 있어야 하는가」를 한 줄로 적습니다.

「새 담당자로 인사하기」처럼 적으면 끝나도 무엇이 정해졌는지 가릴 수 없습니다. 「격주 정기 통화 시간 정하기」가 목적 한 줄입니다. 정할 것이 둘 이상이면 하나만 남기고 나머지는 메일로 돌립니다.

이 한 줄은 그대로 첫머리의 용건 문장이 됩니다. 인사 다음에 먼저 꺼내면 상대도 통화가 어디로 가는지 알고 듣습니다.

• I'm calling to give you a heads-up about a delay on our end.저희 쪽 일정이 늦어져서 미리 말씀드리려고 전화했어요.문제를 먼저 알리는 통화 · heads-up은 「미리 알림」
• I'd like to finalize the design on this call, if we can.가능하면 이번 통화에서 디자인을 확정했으면 합니다.결정을 받아야 하는 통화
• I need your OK on two changes before we go to print.인쇄 들어가기 전에 변경 두 가지를 승인받아야 해서요.승인을 받아야 하는 통화

02예상 질문

상대가 물을 질문을 먼저 적고, 질문마다 답을 한 문장씩 붙여 둡니다

통화가 멈추는 곳은 대개 내가 준비한 말보다 상대가 던진 질문입니다. 상대 쪽에서 나올 질문을 네다섯 개 적고, 답할 수 있는 것은 한 문장으로, 바로 답할 수 없는 것은 언제까지 알려 줄지로 준비합니다.

예상 질문은 상대 자리에 앉아 보면 나옵니다. 이 전화를 받는 사람이 궁금해할 것, 걱정할 것, 지난번에 묻다 만 것입니다. 담당이 바뀌는 통화라면 누가 왜 바뀌었는지, 자기 쪽에 달라지는 것이 있는지부터 묻기 쉽습니다.

답은 한 문장이면 충분합니다. 길게 적으면 통화 중에 읽게 되고, 읽는 말투는 상대에게도 들립니다. 바로 답할 수 없는 질문에는 언제까지, 무엇으로 알려 줄지 약속을 준비합니다.

03숫자와 이름

숫자와 이름, 마무리 한 줄은 통화 중에 만들지 말고 말할 꼴로 적어 둡니다

날짜는 요일과 함께, 시간은 누구 시간인지 붙여서, 이름은 부를 이름과 철자까지 적어 둡니다. 마무리에는 오늘 정한 것을 되짚는 한 줄을 미리 써 두면 끊기 직전에 서두르지 않습니다.

단어는 조금 틀려도 뜻이 통하지만, 날짜 하나가 틀리면 약속이 틀어집니다. 번호 읽는 법은 「영어 전화에서 번호 확인하는 표현」에 있으니, 여기서는 이번 통화에 나올 숫자와 이름만 말해 봅니다. 시차가 한 시간뿐이어도 두 나라 시간을 함께 말합니다.

• That's 10 a.m. Seoul time, so 9 a.m. for you.서울 시간으로 오전 10시니까, 그쪽은 오전 9시예요.시차가 있는 상대와 시간을 정할 때
• Am I saying your name right?제가 성함을 맞게 발음하고 있나요?상대 이름의 발음이 자신 없을 때 · 통화 첫머리에
• Please call me Seo-yeon. That's S-E-O, Y-E-O-N.서연이라고 불러 주세요. 철자는 S-E-O, Y-E-O-N입니다.내 이름을 처음 알려 줄 때 · 부를 이름과 철자를 한 번에

즉석으로 만들다 어색해지기 쉬운 문장도 미리 고쳐 적어 둡니다.

• 어색Let's talk next Thursday at 10.

  자연Let's talk on Thursday the 19th, at 10 a.m. Seoul time.

  next Thursday는 이번 주 목요일로도, 다음 주 목요일로도 들립니다. 날짜와 누구 시간인지를 붙입니다.

• 어색I'm the new manager of your company.

  자연I'll be your main point of contact from now on.

  manager of your company는 상대 회사를 관리하는 사람처럼 들립니다. 「귀사 담당」은 your main point of contact나 your account manager로 말합니다.

• 어색I'm new, so please understand.

  자연I'm still getting up to speed, so I may need to check a few things.

  please understand는 사정을 봐 달라고 요구하는 말처럼 들릴 수 있습니다. 아직 파악하는 중이라는 사실만 말하면 됩니다.

마무리 한 줄은 목적 한 줄과 짝입니다. 목적에 적은 것이 정해졌다면 날짜와 시간까지 넣어 되짚습니다. 끊는 인사말은 「영어 전화 끊기 전에 쓰는 표현」에 있습니다.

04리허설

리허설에서는 상대 역할에게 상황을 알려 주고, 준비하지 않은 질문을 하나 맡깁니다

적어 둔 문장은 한 번 소리 내어 말해 봐야 통화에서 나옵니다. 동료나 비즈니스 전화영어 수업의 강사에게 상대가 누구이고 무엇을 원하는지 알려 주고, 예상 질문 표에 없는 질문을 하나 던져 달라고 부탁합니다.

소리 내 보면 눈으로 읽을 때보다 길게 느껴지는 문장이 있고, 리허설은 그런 문장을 걸러 내는 시간입니다. 상대 역할에게는 누구인지, 무엇을 원하는지, 꼭 물을 질문 두 개를 알려 주고 내가 모르는 질문 하나를 더 맡깁니다.

• Could you play the client for me? I'll give you the background first.고객 역할을 맡아 주실래요? 상황부터 설명드릴게요.역할극을 부탁할 때
• Don't go easy on me. Push back if anything sounds vague.봐주지 마세요. 애매하게 들리면 따져 물어 주세요.실제 고객처럼 해 달라고 할 때
• Could you throw in one question that isn't on my list?제 목록에 없는 질문도 하나 섞어 주실래요?준비하지 않은 질문을 맡길 때
• Did any of that sound too blunt?방금 한 말 중에 너무 퉁명스럽게 들린 게 있었나요?리허설이 끝나고 말투를 물을 때

통화 전날 저녁, 강사가 고객사 담당자 역할을 맡은 리허설

표에 있던 라벨 질문에는 준비한 답이, 목록에 없던 승인 질문에는 「답할 수 없을 때의 문장」이 나왔습니다.

리허설에 쓰려고 전화영어 수업을 고른다면 내 업무 상황으로 역할극을 해도 되는지, 고친 문장을 글로 받을 수 있는지를 먼저 물어보세요. 실제 통화가 화면을 함께 보는 화상회의라면 자료를 띄워 놓고 연습하는 화상영어 쪽이 더 가깝고, 소리만 오가는 통화라면 전화영어 수업이 실제와 같은 조건입니다.

05확인 메일

통화가 끝나면 30분 안에 정한 것과 남은 것을 확인 메일로 보냅니다

확인 메일에는 정한 것, 누가 언제 할 일, 아직 답하지 못한 질문을 적습니다. 끝에 다르게 들은 것이 있으면 알려 달라는 한 줄을 두면, 잘못 들은 숫자도 메일에서 바로잡을 수 있습니다.

말로 정한 것은 두 사람이 다르게 기억하기 쉽고, 영어 통화라면 맞게 들었는지 자신이 없을 때도 많습니다. 확인 메일은 그 부분을 글로 다시 맞춰 보는 일입니다.

아래 항목은 진단 도구가 아니라, 다음 영어 업무 통화를 앞두고 준비가 어디서 비는지 스스로 점검해 보는 목록입니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 다음 영어 통화 하나로 예상 질문 표를

QFAQ

자주 묻는 질문