영어 전화 한 통은
네 구간으로 흘러갑니다

01통화의 흐름

영어 전화 한 통은 시작·용건·확인·마무리, 네 구간으로 흐릅니다

업무 통화는 누구인지 밝히고, 왜 전화했는지 말하고, 들은 내용을 맞춰 보고, 다음 할 일을 정리해 닫는 순서로 흐릅니다. 한 구간을 건너뛰면 그 자리에서 통화가 막히기 쉽습니다.

메일은 한 군데를 빼먹어도 읽는 사람이 앞뒤를 오가며 메울 수 있습니다. 전화는 되돌아갈 수 없어서 빠진 구간이 그대로 구멍이 됩니다. 긴장하면 용건부터 쏟아 내고, 확인 없이 서둘러 끊게 됩니다. 그래서 빠지기 쉬운 쪽은 시작과 확인입니다.

02거는 쪽

전화를 걸 때는 첫 문장에 이름과 용건을 담습니다

“Hi, this is 이름 from 소속.”으로 먼저 밝히고, 용건은 “I’m calling about …” 한 문장에 담습니다. 사정 설명은 그다음에 붙여도 늦지 않습니다.

전화에서 자기를 밝힐 때는 I’m보다 this is가 흔합니다. 아래 일곱 문장이 시작에서 마무리까지 거는 쪽의 뼈대입니다.

• Hi Owen, this is Jisu Han from the Seoul office.안녕하세요, 오웬 씨. 서울 사무소의 한지수입니다.시작 · 담당자가 직접 받았을 때
• I'm calling about the purchase order we sent last week.지난주에 보낸 발주서 건으로 전화드렸습니다.용건 · 처음 거는 전화
• I'm calling to follow up on the email I sent yesterday.어제 보낸 메일 건으로 전화드렸습니다.용건 · 메일을 보낸 뒤에 거는 전화
• I have two quick questions about the delivery date.납기일 관련해서 간단히 여쭤볼 게 두 가지 있습니다.용건 · 질문이 여러 개일 때
• Just to make sure I have this right, the shipment leaves on the 14th, correct?제가 맞게 이해했는지 확인하려는데요, 출고일이 14일 맞죠?확인 · 들은 내용을 되짚을 때
• So I'll send the updated order today, and you'll confirm the ship date by Friday.그럼 저는 오늘 수정 주문서를 보내고, 출고일은 금요일까지 확정해 주시는 걸로 하겠습니다.마무리 · 각자 할 일을 정리할 때
• Thanks for taking my call. I’ll follow up by email.전화 받아 주셔서 감사합니다. 이어서 메일 드리겠습니다.마무리 · 끊기 직전

한국어 인사를 그대로 옮기면 어색해지는 곳이 두 군데 있습니다.

• 어색I want to talk to Mr. Owen.

  자연Could I speak with Owen Carter, please?

  want to talk to는 요구처럼 들리고, Mr.는 보통 이름이 아니라 성 앞에 붙입니다. 대표번호로 걸어 사람을 찾을 때의 기본형입니다.

• 어색I'm sorry for calling suddenly.

  자연Is this a good time for a quick call?

  “갑자기 전화해서 죄송합니다”를 옮긴 calling suddenly는 어색합니다. 사과보다 지금 통화해도 되는지를 물으면 상대가 답하기 쉽습니다.

03받는 쪽

전화를 받을 때는 소속과 이름을 말하고, 들은 내용을 되읽습니다

받자마자 소속과 이름을 말한 뒤 How can I help you?로 용건을 넘겨받습니다. 그 자리에서 답하기 어려운 일은 억지로 답하지 말고, 확인한 뒤 언제까지 다시 걸겠다고 말합니다.

받는 쪽은 먼저 말을 꺼내지 않는 대신, 들은 내용을 정리하는 일을 맡습니다. 일곱 문장을 구간 순서대로 놓았습니다.

• Good morning, sales team, this is Jisu. How can I help you?안녕하세요, 영업팀 지수입니다. 무엇을 도와드릴까요?시작 · 받자마자
• Could you spell your last name for me?성의 철자를 불러 주시겠어요?시작 · 낯선 이름을 못 알아들었을 때
• She's in a meeting right now. Can I take a message?지금 회의 중이세요. 메시지를 남겨 드릴까요?용건 · 찾는 사람이 통화할 수 없을 때
• Let me double-check the time: that's 2:30 on Thursday, right?시간을 한 번 더 확인할게요. 목요일 2시 30분 맞죠?확인 · 받아 적은 약속을 되읽을 때
• Let me look into that and call you back by 3:00.확인해 보고 3시까지 다시 전화드릴게요.확인 · 바로 답할 수 없는 질문
• Is there anything else I can help you with?더 도와드릴 일이 있을까요?마무리 · 용건이 끝난 듯할 때
• Thanks for calling. Have a great day.전화 주셔서 감사합니다. 좋은 하루 보내세요.마무리 · 끊기 직전

• 어색What's your name?

  자연May I have your name, please?

  이름만 짧게 물으면 퉁명스럽게 들릴 수 있습니다. May I have로 열고 please로 닫으면 같은 질문이 정중해집니다.

• 어색Wait a moment.

  자연Could you hold on a moment, please?

  짧게 던지면 퉁명스럽게 들릴 수 있습니다. 전화에서 기다려 달라고 할 때는 hold on을 많이 씁니다.

• 어색Please say again.

  자연Sorry, could you say that again?

  명령문이라 다소 딱딱하게 들립니다. Sorry로 열고 부탁 형태로 이으면 같은 뜻이 부드러워집니다.

04한 통 이어 보기

네 구간을 이어 말하면 통화 한 통이 이 정도 길이가 됩니다

시작 한 줄, 용건 한 줄, 확인 한 줄, 마무리 한 줄이면 짧은 업무 통화 한 통이 이어집니다. 통화가 길어지는 것은 구간이 늘어서가 아니라 용건 안에 확인할 것이 많아서입니다.

거래처에 주문 상황을 묻는 통화

시작, 용건, 확인, 마무리가 한 번씩 지나갑니다. 날짜와 수량을 되읽은 한 줄이 없었다면 맞게 들었는지 모르는 채 끊었을 겁니다.

05통화 전 준비

통화 전 메모는 이름·용건·숫자·질문, 네 줄이면 됩니다

걸기 직전에 내 이름과 소속, 용건 한 문장, 확인할 숫자, 물어볼 질문 세 개를 적어 둡니다. 통화 중에 영어를 새로 만들어야 하는 일이 줄어듭니다.

종이든 메모 앱이든 상관없습니다. 용건은 영어 한 문장으로 미리 써 두고, 숫자는 숫자로, 질문은 When이나 How many처럼 의문사 하나로 적습니다. 자주 받는 전화가 있다면 받는 쪽 메모도 같은 네 줄로 만들 수 있습니다.

06막히는 순간

통화 중에 막히는 순간마다 한 줄 대책과 이어 볼 글이 있습니다

전화가 어렵게 느껴지는 데는 영어 실력 말고도 이유가 있습니다. 표정이 없고, 바로 답해야 하고, 한 번 한 말을 지울 수 없다는 점입니다. 막히는 순간마다 쓸 한 줄을 정해 두면 그 순간이 덜 무섭습니다.

같은 문장도 전화에서는 더 어렵게 느껴집니다. 아래는 통화 중에 막히는 일곱 순간과 한 줄 대책이고, 자세한 문장은 따로 쓴 글에 있습니다.

전화 자체가 무서워서 손이 가지 않는다면 「영어 전화가 무서운 직장인을 위한 연습법」에서 단계별 연습을 다룹니다.

지금 나는 어느 구간에서 막히는지, 진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록으로 가볍게 확인해 보세요.

끝다음 연습으로

이번 주에는 가장 자주 하는 통화 하나로 메모 한 장을

QFAQ

자주 묻는 질문