날짜를 옮기기 전에
같이 움직이는 것부터 알립니다
“Something came up” 다음 이틀
샘플 검토 통화를 이틀 앞두고 내부 승인이 늦어졌습니다. 거래처에 “Sorry, something came up. Can we move our call?”이라고 보냈더니 “To when? And does this change the sample date?”가 돌아왔습니다. 새 날짜도 샘플 일정에 미치는 영향도 제 메일에 없어서, 그 두 가지를 채우느라 메일이 이틀 더 오갔습니다.
동료와 미팅을 옮기는 일은 날짜 하나를 바꾸는 일입니다. 거래처와는 그 날짜 뒤에 샘플 검토나 납기, 상대의 출장이 걸려 있는 경우가 많습니다. 통화 하나가 밀리면 뒤가 같이 밀리고, 시차와 현지 휴일이 겹치면 되돌리는 데 며칠이 듭니다.
사과보다 대안이 먼저라는 일반 원칙은 앞선 글에서 다뤘습니다. 이 글은 거래처라서 달라지는 부분만 다룹니다. 날짜·시간대 확인은 따로 정리한 글로 넘깁니다.
SUMMARY
거래처 일정 변경은 날짜보다 먼저 무엇이 같이 움직이는지와 어디까지 옮길 수 있는지를 알립니다. 두 번째 변경부터는 사과를 키우지 말고 이번 날짜는 확정이라고 말합니다.
- 영향부터 알리기
- 선택지는 둘로
- 확정은 글로
01변경의 방향
내가 옮기자고 할 때와 상대가 옮기자고 할 때는 첫 문장이 다릅니다
내가 요청할 때는 첫 문장에 무엇을 옮기고 싶은지와 뒤 일정에 미치는 영향을 담고, 상대의 요청을 받을 때는 가능한지 아닌지부터 알립니다.
| 구분 | 내가 옮기자고 할 때 | 상대가 옮기자고 할 때 |
|---|---|---|
| 먼저 할 말 | 무엇을 옮기고 싶은지, 뒤 일정에 미치는 영향 | 가능한지 아닌지, 방향 하나 |
| 첫 문장 예 | Could we move our Tuesday call to Thursday? | Thanks for letting us know. Thursday works for us. |
| 빠지기 쉬운 것 | 뒤 일정이 움직이는지 | “확인해 보겠다”만 하고 답할 시점을 안 말하는 것 |
거래처에서는 날짜가 혼자 있지 않습니다. 이 통화 다음에 샘플 검토가, 그다음에 출고가 있다면 통화가 밀릴 때 뒤도 함께 밀립니다. 그래서 요청하는 쪽은 첫 단락에 뒤 일정이 움직이는지를 적고, 요청받는 쪽은 따지기 전에 방향부터 알려 상대가 다음 계획을 세우게 합니다.
- I'm writing to ask whether we could move our call on Tuesday.화요일 통화를 옮길 수 있을지 여쭙고 싶어 메일 드립니다.외부, 첫 요청을 점잖게
- Something has come up on our side, and we'd like to move Tuesday's call.저희 쪽에 일이 생겨서 화요일 통화를 옮겼으면 합니다.외부, 이유를 밝히지 않을 때
- We'd like to propose a new date for our visit to your office.귀사 방문 일정을 새로 잡자고 제안드립니다.외부, 방문·출장을 옮길 때
- Moving the review won't affect the sample date.검토를 옮겨도 샘플 일자에는 영향이 없습니다.외부, 영향이 없다는 것도 한 줄로
KEY LINE
Moving this call would push the sample review back by about a week.02이유의 수위
거래처에는 이유를 한 줄만 쓰고, 팀 안의 사정은 적지 않습니다
다른 일정, 출장, 휴일, 승인 대기처럼 상대가 판단할 수 있는 이유는 한 줄로 말하고, 팀 안의 사정은 적지 않습니다. 없는 이유는 만들지 않습니다.
이유를 말하는 목적은 용서가 아니라, 이번 변경이 한 번으로 끝날지 상대가 가늠하게 하는 것입니다. 이유를 모르면 상대는 최악을 가정합니다.
| 이유의 종류 | 말할까요 | 이렇게 씁니다 |
|---|---|---|
| 다른 일정과 겹침 | 말합니다 | I have a conflict on Tuesday that I can't move. |
| 출장·휴일 | 말합니다 | I'll be traveling that week. |
| 내부 승인이 늦어짐 | 한 줄로 말합니다 | We're still waiting on an internal approval. |
| 팀 안의 의견 차이·인력 사정 | 적지 않습니다 | We'd like a bit more time to get aligned on our side. |
거래처에 필요한 것은 사정 이야기가 아니라 영향입니다. 이유는 한 줄, 그 뒤에 새 날짜와 영향이 따라옵니다.
말하지 않는 것과 다른 이유를 대는 것은 다릅니다. 승인이 늦어진 것인데 “출장 때문에”라고 쓰면 새 날짜에 같은 문제가 생겼을 때 설명이 서지 않습니다.
어색
Due to internal circumstances, our schedule is changed.자연We need a little more time on our side, so we'd like to move the call to Thursday.
딱딱한 데다 “our schedule is changed”는 누가 바꾸는지 흐립니다. 주어를 we로 세우고 새 날짜까지 쓰세요.
어색
Please understand our situation.자연I appreciate your flexibility on this.
“이해해 달라”를 앞세우면 받아들이라는 압박으로 들릴 수 있습니다.
어색
Can we change the schedule?자연Could we move Tuesday’s call to Thursday?
무엇을 어디로 옮기는지가 빠져 있고, schedule은 일정 전체로 들릴 수 있습니다. 옮길 대상과 새 날짜를 쓰세요.
03선택지와 범위
선택지는 둘이나 셋만 주고, 옮길 수 있는 한계를 먼저 알립니다
새 날짜는 두세 개를 요일·날짜·시간대까지 적어 보내고, 옮길 수 있는 한계도 함께 알립니다.
“When works for you?”만 보내면 상대가 달력을 열어 날짜를 찾아야 합니다. 두세 개를 정해 보내면 고르기만 하면 됩니다.
Would Tuesday, Oct 20선택지 A, 요일과 날짜를 같이or Thursday, Oct 22선택지 B, 둘뿐이라 고르기 쉽다work for you,상대가 할 일은 고르는 것both at 8:00 a.m. ET (9:00 p.m. KST)?시각과 시간대를 한 번만
ET는 미국 동부 시간, KST는 한국 표준시입니다. 상대 쪽 시각을 먼저 적습니다.
선택지만큼 쓸모 있는 것이 한계입니다. 뒤에 샘플 검토나 서명일 같은 고정점이 있으면 그 직전이 마지막 날입니다.
- The latest date we could move this to is Thursday, Oct 22, since the sample review is on Monday, Oct 26.옮길 수 있는 가장 늦은 날은 22일 목요일입니다. 26일 월요일에 샘플 검토가 있습니다.뒤에 고정된 일정이 있을 때
- Please let me know if any of these dates fall on a holiday on your side.이 날짜 중 그쪽 휴일과 겹치는 날이 있으면 알려 주세요.상대 나라의 휴일을 모를 때
- I'll be traveling next week, so the earliest I could meet is the following Monday.다음 주는 출장이라 빨라야 그다음 주 월요일에 만날 수 있습니다.우리 쪽 출장·휴일이 걸림돌일 때
- If the date can't move, we could switch to a 30-minute video call instead of the visit.날짜를 못 옮기면 방문 대신 30분 화상회의로 바꾸는 방법도 있습니다.날짜 대신 방식을 바꿀 때
“move the meeting forward”는 앞당긴다는 뜻으로도, 미룬다는 뜻으로도 읽힐 수 있습니다. earlier·later를 붙이거나 새 날짜를 적으세요.
04두 번째 변경
두 번째 변경에서는 사과를 키우지 말고 이번 날짜의 확정을 약속합니다
변경이 직전일수록, 반복될수록, 상대가 이미 준비했을수록 사과를 올립니다. 다만 두 번째 변경부터는 사과의 길이보다 새 날짜가 확정이라는 말이 쓸모 있습니다.
사과의 세기는 내가 얼마나 미안한가가 아니라 상대가 얼마나 치렀는가로 정합니다. “Sorry again”은 사소한 시간 조정에는 충분하지만, 상대가 일정을 다시 비워야 한다면 가볍게 들립니다.
- 첫 변경, 여유 있게 알릴 때Thanks for your flexibility.사과 없이 고마움만
- 하루 이틀 앞두고 알릴 때Sorry for the short notice.촉박한 것만 한 번 사과
- 두 번째 변경일 때I know this is the second time we've had to move this. Thank you for your patience.두 번째임을 인정하고 감사로 잇는다
- 상대가 이미 준비했을 때I realize you've already arranged your schedule around this, and I'm sorry for the disruption.상대의 수고를 짚어 사과한다
- 세 번째 변경이거나 당일일 때I apologize for the repeated changes and for the disruption they've caused.반복된 변경을 정식으로 사과한다
두 번째 변경부터는 사과를 더 올려도 상대가 얻는 것이 적습니다. 쓸모 있는 것은 이번에는 바뀌지 않는다는 약속입니다.
KEY LINE
This new date is firm on our side, so you can plan around it.firm은 주문·견적에서도 쓰는 말이라 약속으로 들립니다. 지킬 수 있을 때만 쓰세요.
05상대의 요청
상대가 옮기자고 하면 수락·조건부 수락·어렵다 중 하나를 첫 줄에 씁니다
첫 줄에 어느 쪽인지 밝히고, 조건은 한 번에 모아 적습니다. 어렵다고 할 때는 되는 날짜를 함께 보냅니다.
받아 주는 일이 공짜는 아닙니다. 우리 쪽에도 출장이나 납기가 걸려 있을 수 있어서, 첫 반응은 가볍게, 답은 뒤 일정을 보고 합니다.
| 답 | 이럴 때 | 문장 예 |
|---|---|---|
| 수락 | 우리 쪽에 영향이 없을 때 | No problem at all. We'll update our calendar. |
| 조건부 수락 | 받되 지킬 것이 있을 때 | We can move it, as long as the sample review stays on Oct 26. |
| 어렵다 | 새 날짜가 맞지 않을 때 | Unfortunately, we can't do the 16th. The 14th or 15th would work. |
- We've already booked travel for the 14th. Could we keep that date and have anyone who's unavailable join by video?14일 출장을 이미 예약했습니다. 날짜는 두고, 어려운 분은 화상으로 들어오시면 어떨까요?이미 쓴 비용이 있을 때, 따지지 않고 한 번만
- Let me check with my team. I'll get back to you by noon tomorrow, your time.팀에 확인해 보겠습니다. 내일 정오까지, 그쪽 시간 기준으로 답드리겠습니다.바로 답할 수 없을 때, 상대 시간 기준
조건 하나를 붙여 변경 요청을 받아 주는 대화
Could we push Tuesday's review to Thursday? Our legal team needs a couple more days with the draft.화요일 검토를 목요일로 미룰 수 있을까요? 법무팀이 초안을 며칠 더 봐야 해서요.
Thursday works on our side. Will your feedback still come in by Friday?목요일 좋아요. 의견은 금요일까지 받을 수 있을까요?
It may slip to Monday. Would that be a problem?월요일로 넘어갈 수도 있어요. 곤란할까요?
Monday is fine, as long as it reaches us by 5 p.m. Eastern. After that, the sample date would start to slip.동부 시간 월요일 오후 5시까지 받으면 괜찮아요. 그 뒤로는 샘플 일자가 밀립니다.
조건은 하나로 모으고, 시한에는 시간대를 붙입니다.
06확정 메일
합의가 끝나면 바뀐 것과 그대로인 것을 나눠 한 통으로 확정합니다
새 날짜가 정해지면 같은 스레드에 바뀐 것과 그대로인 것을 나눠 적은 확정 메일을 보냅니다.
변경은 합의한 순간이 아니라 캘린더가 바뀐 순간에 끝납니다. 예전 초대가 남아 엉뚱한 날 접속하는 일이 흔하니 바뀐 것과 그대로인 것을 나눠 씁니다.
- To
- Lena
- Subject
- Updated: Product review call moved to Thursday, Oct 22
인사Hi Lena,
Thanks for agreeing to the new date.
바뀐 것New: Thursday, Oct 22, 8:00 a.m. ET (9:00 p.m. KST)
Previously: Tuesday, Oct 13, 8:00 a.m. ET
그대로인 것Everything else stays the same: the agenda, the link, and the sample review on Monday, Oct 26.
다음 단계I'll send an updated invite right after this. Please delete the old one so the two don't get mixed up.
Best,
제목의 Updated: 가 지난 메일과 구분해 줍니다. New / Previously 두 줄이면 캘린더를 한 줄씩 대조할 수 있습니다.
서머타임 기간에 한국의 수요일 오전 10시는 미국 동부의 화요일 밤 9시입니다. 날짜가 갈릴 때는 같은 날인지 되짚습니다.
KEY LINE
Just to be sure we mean the same day: that's Wednesday morning for me and Tuesday night for you.진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록입니다. 해당하는 항목만 눌러 보세요.
내 일정 변경 메일 점검
0 / 5
해당하는 항목을 눌러 체크해 보세요.
끝다음 연습으로
이번 주에는 일정 변경 메일의 첫 단락을 미리
거래처와 잡혀 있는 일정 하나를 골라, 그 날짜가 밀리면 무엇이 같이 밀리는지를 영어 한 줄로 적어 두세요. Moving this would push… 로 시작하면 됩니다. 그 줄이 요청 메일의 첫 단락이 됩니다.
QFAQ
자주 묻는 질문
Q.일정을 옮길 때 reschedule과 postpone 중 무엇을 쓰나요?
reschedule은 날짜를 다시 잡는다는 뜻이라 앞으로든 뒤로든 쓸 수 있고, postpone은 뒤로 미룬다는 뜻입니다. 새 날짜를 함께 제안한다면 reschedule이 자연스럽고, 날짜가 아직 없으면 postpone이 어울립니다. 말과 메일에서는 move도 흔합니다.
Q.거래처에 일정 변경 이유를 꼭 말해야 하나요?
한 줄은 말하는 편이 낫습니다. 이유를 모르면 상대는 변경이 반복될지 가늠하지 못합니다. 다른 일정과 겹침, 출장, 휴일, 승인 대기처럼 상대가 판단할 수 있는 정도면 충분하고, 내부 사정은 적지 않아도 됩니다.
Q.같은 일정을 두 번째로 바꿀 때 사과는 몇 번 하나요?
한 번이면 충분합니다. 두 번째라는 사실을 인정하는 한 문장과 새 날짜가 확정이라는 말을 붙이세요. 사과를 되풀이하는 것보다 이번에는 바뀌지 않는다는 약속이 상대에게 더 쓸모 있습니다.
Q.상대가 옮기자고 하는데 우리 쪽이 곤란하면 어떻게 말하나요?
안 된다는 사실과 가능한 날짜를 한 문장에 함께 보냅니다. Unfortunately, we can’t do the 16th. The 14th or 15th would work. 처럼 쓰면 거절이 일정 조율이 됩니다. 이미 쓴 비용이 있다면 따지는 말투 없이 한 번만 알립니다.