회의록에는 오간 말보다
정한 것과 맡은 사람을 남깁니다
세 쪽짜리 회의록
처음 영어 회의록을 맡은 날, 한마디도 놓치지 않으려고 회의 내내 받아 적었습니다. 세 쪽을 채워 보냈는데 다음 날 팀장의 답장은 한 줄이었습니다. “Thanks. So did we decide on the date or not?” 회의에서는 분명히 19일로 정했는데, 세 쪽 어디에도 그 문장은 없었습니다.
영어 회의록에서 막히는 곳은 영어보다 무엇을 적을지입니다. 들리는 말을 다 옮기려 하면 손이 귀를 못 따라가고, 따라가더라도 결정이 묻힌 녹취록이 됩니다. 회의록이 할 일은 하나입니다. 회의에 없던 사람도 무엇이 정해졌고 누가 무엇을 하는지 알게 하는 것입니다.
이 글은 문서로 남기는 회의록만 다룹니다. 회의 중에 쓰는 표현과 회의를 말로 마무리하는 법은 따로 정리한 글이 있습니다.
SUMMARY
영어 회의록은 같은 틀에 논의와 결정을 나눠 적고, 할 일마다 이름과 날짜를 붙여 한 장에 담습니다. 보낼 때는 고칠 기한을 한 줄 붙입니다.
- 틀 고정
- 논의·결정 가르기
- 할 일 줄
- 보내기
01기본 틀
영어 회의록은 머리 정보, 안건별 논의와 결정, 할 일, 다음 회의 순서로 씁니다
맨 위에 날짜와 참석자를 적고, 안건마다 논의와 결정을 한 쌍으로 쓴 뒤, 할 일과 다음 회의로 닫습니다. 칸 이름은 매번 같은 영어로 둡니다.
회의록을 여는 사람은 대개 회의에 없던 사람이거나 결정을 잊은 참석자입니다. 처음부터 읽지 않고 결정과 자기 이름부터 찾으니 같은 정보가 늘 같은 칸에 있어야 합니다.
- Subject
- Minutes: Customer webinar planning
머리 정보Date: Thu, Oct 8, 2:00–2:45 p.m. (Seoul time)
Attendees: Grace Kim (chair), Ravi Shah, Leo Martin, Jiwon Han (note-taker)
Absent: Nora Lee
안건Agenda: (1) Webinar date, (2) Paid ads
논의·결정1. Webinar date
Discussion: Two of the three speakers are unavailable on Nov 12.
Decision: The webinar will be held on Thursday, November 19.
논의·결정2. Paid ads
Discussion: Leo noted that this quarter's ad budget is nearly spent.
Decision: Deferred to the next meeting, pending budget options from Leo.
할 일Action items
• Ravi to confirm all three speakers by Fri, Oct 16
• Leo to share two budget options by Thu, Oct 15
다음 회의Next meeting: Thu, Oct 15, 2:00 p.m. (Seoul time)
한 시간 회의라면 이 틀로 한 장 안팎이면 충분합니다. 그보다 길어지면 논의 칸에 오간 말을 옮기고 있지 않은지 보세요.
02논의와 결정
논의 줄에는 무엇을 따졌는지, 결정 줄에는 무엇이 정해졌는지만 적습니다
논의는 discussed·raised로, 결정은 agreed·approved로 씁니다. 정하지 못한 안건도 deferred나 No decision was reached로 결정이 없다는 사실을 남깁니다.
“~하기로 논의함”은 정했다는 뜻인지 이야기만 했다는 뜻인지 흐립니다. “We talked about moving the date.”만으로는 날짜가 옮겨졌는지 알 수 없습니다.
After comparing November 19 and 26,논의 — 무엇을 따졌나the team agreed결정 동사to hold the webinar on the 19th,정해진 내용the earliest date all three speakers can make.이유 한 줄
따진 것은 앞에 짧게, 정한 것은 agreed 바로 뒤에 둡니다. 이유를 한 줄 남기면 다음 회의에서 같은 논의를 되풀이하지 않습니다.
- Ravi raised the question of whether to record the session.라비 씨가 세션 녹화 여부를 논의에 올렸습니다.논의 줄
- The team agreed to keep the session to 45 minutes, including Q&A.질의응답(Q&A)까지 포함해 세션을 45분 안으로 하기로 했습니다.결정 줄 — 다 같이 정했을 때
- Grace approved the new registration page.그레이스 씨가 새 등록 페이지를 승인했습니다.결정 줄 — 결정권자가 정했을 때
- The decision on the post-event survey was deferred to next week, pending input from Sales.행사 후 설문 결정은 영업팀 의견을 받을 때까지 다음 주로 미뤘습니다.보류 줄 — 기다리는 것과 함께
- No decision was reached on recording the session.세션 녹화 여부는 결론이 나지 않았습니다.보류 줄 — 결론 없이 끝났을 때
KEY LINE
The team discussed two dates and agreed on Thursday, November 19.미룬 안건을 tabled로 적으면 정반대로 읽힐 수 있습니다. 미국에서는 논의를 미룬다는 뜻이지만 영국 등에서는 안건으로 올린다는 뜻입니다. deferred나 postponed가 안전합니다.
03할 일 줄
할 일 한 줄에는 담당자 한 명, 동사로 시작하는 할 일, 날짜가 들어갑니다
담당자 이름 뒤에 to와 동사를 잇고, 요일이 붙은 날짜로 끝냅니다. 담당이 팀이거나 기한이 ASAP(as soon as possible, 되도록 빨리)이면 그 줄은 아직 덜 쓴 것입니다.
받는 사람은 자기 이름이 있는 줄만 읽고 닫기도 하니, 할 일 줄은 그 한 줄로 뜻이 통해야 합니다.
KEY LINE
Ravi to confirm all three speakers by Friday, October 16.“이름 + to + 동사”는 회의록에 흔한 줄임 꼴로, Ravi will confirm…과 뜻이 같습니다. 표로 적는다면 칸 이름은 흔히 Owner, Action, Due 정도로 둡니다.
| 빠진 것 | 흐린 줄 | 고친 줄 |
|---|---|---|
| 한 사람의 이름 | Marketing to send the invitation email by Wed, Oct 21. | Jiwon to send the invitation email by Wed, Oct 21. |
| 동사 | Ravi: speaker bios by Mon, Oct 19 | Ravi to collect the speakers' bios by Mon, Oct 19. |
| 날짜 | Leo to check the ad budget with Finance ASAP. | Leo to check the ad budget with Finance by Wed, Oct 14. |
| 다 했다는 지점 | Grace to work on the slides by Thu, Oct 22. | Grace to share a first draft of the slides by Thu, Oct 22. |
work on처럼 끝이 안 보이는 동사 대신 send, confirm, share를 쓰면 다음 회의에서 했는지만 물으면 됩니다. 담당자가 미정이면 Owner: TBD(to be determined, 미정)로 두고 보내기 전에 채웁니다.
10/11은 미국에서는 10월 11일, 영국을 비롯한 많은 나라에서는 11월 10일로 읽힙니다. 날짜는 Fri, Oct 16처럼 요일과 달 이름으로 적습니다.
04시제와 태
회의에서 있었던 일은 과거형으로, 할 일은 사람을 주어로 씁니다
회의록은 끝난 회의를 적는 문서라 과거형이 기본입니다. 수동태는 회의 전체가 정한 일에는 써도 되지만, 할 일 줄에서는 담당자가 빠지지 않게 사람을 주어로 둡니다.
받아 적다 보면 현재형이 섞이니 보내기 전에 맞춥니다. 앞으로 할 일은 will이나 to 부정사로 쓰고, 회의 뒤에도 사실인 내용은 Grace mentioned that the registration page is already live.처럼 현재형으로 둬도 됩니다.
누구의 눈으로 쓸지도 하나로 정합니다. 공식 회의록은 The team 같은 3인칭이 많고, 팀끼리 보는 기록이면 we도 괜찮습니다. It was agreed that… 같은 수동태도 격식 있는 회의록에서 흔히 씁니다. 수동태 때문에 탈이 나는 곳은 할 일 줄입니다.
어색
We discuss two dates, and Ravi presents the speaker schedule.자연We discussed two dates, and Ravi presented the speaker schedule.
끝난 회의를 현재형으로 쓰면 지금 일어나는 일이나 늘 하는 일처럼 읽힙니다.
어색
The webinar date is decided as November 19.자연The webinar date was set for November 19.
“~로 결정되다”를 옮긴 decided as는 자연스러운 짝이 아닙니다. 날짜는 was set for나 The team decided on…으로 씁니다.
어색
The speaker list will be confirmed by Fri, Oct 16.자연Ravi will confirm the speaker list by Fri, Oct 16.
문법은 맞지만 확인할 사람이 문장에 없습니다.
05이름 적기
발언자 이름은 할 일, 결정의 근거, 남겨 달라는 반대 의견에만 붙입니다
할 일을 맡은 사람, 결정의 근거를 낸 사람, 기록을 요청한 반대 의견에만 이름을 붙입니다. 나머지 논의는 The team discussed…처럼 이름 없이 묶습니다.
모든 발언에 이름을 붙이면 가볍게 던진 아이디어까지 그 사람의 입장처럼 남고, 이름이 하나도 없으면 반대 의견이 있었다는 사실이 지워집니다.
- There was general agreement that 45 minutes would be enough.45분이면 충분하다는 데 대체로 의견이 모였습니다.이름 없이 분위기를 적을 때
- Leo asked that his concern about the cost be noted.레오 씨는 비용에 대한 우려를 기록해 달라고 했습니다.반대 의견을 남겨 달라고 할 때
이름을 붙일 때는 말한 사람을 평가하지 않는 동사를 고릅니다.
| 이렇게 적으면 | 남는 인상 | 중립으로 바꾸면 |
|---|---|---|
| Leo complained about the agency fees. | 불평으로 읽힙니다 | Leo raised a concern about the agency fees. |
| Ravi admitted that the registration page loads slowly. | 잘못을 마지못해 인정한 것처럼 읽힙니다 | Ravi noted that the registration page loads slowly. |
| Grace insisted on keeping the webinar on a Thursday. | 반대를 누르고 밀어붙인 것처럼 읽힙니다 | Grace recommended keeping the webinar on a Thursday. |
브레인스토밍 발언에서 이름을 빼 달라는 메시지
Could you leave my name off the guest speaker idea? I was just thinking out loud.게스트 연사 아이디어에서 제 이름은 빼 줄래요? 생각나는 대로 말한 거라서요.
Sure. Nothing was decided on that, so I'll just say the team discussed a few options. Your name stays on the speaker action item, though.그럼요. 정해진 게 없으니 몇 가지 안을 논의했다고만 적을게요. 연사 확정 할 일에는 이름이 그대로 들어가요.
Fair enough. Thanks.그건 그렇죠. 고마워요.
06보내기
회의록은 결정 한 줄을 앞에 두고, 고칠 기한을 붙여 보냅니다
첫 줄에 무엇을 보내는지, 다음 줄에 가장 큰 결정과 할 일의 위치를 쓰고, 끝에 고칠 기한을 적습니다. 그 기한이 지나면 확정본으로 보겠다는 말까지 넣습니다.
회의 직후의 짧은 요약은 회의 마무리 글에서 다뤘습니다. 여기서 보내는 것은 다음 회의까지 기준이 될 정식 기록이라 늦어도 다음 날 오전에는 보냅니다.
- To
- Webinar team
- Subject
- Minutes: Webinar planning (Oct 8)
인사·용건Hi all,
I've attached the minutes from today's webinar planning meeting.
결정 한 줄Key decision: the webinar is moving to Thursday, November 19. Action items are at the end.
고칠 기한If anything needs correcting, please let me know by noon on Monday. If I don't hear back by then, I'll treat the minutes as final.
끝인사Thanks,
Jiwon
첨부를 열지 않아도 가장 큰 결정과 할 일의 자리가 보이게 썼습니다.
KEY LINE
If anything needs correcting, please let me know by noon on Monday.- Minutes from today's meeting are below.오늘 회의록은 아래에 있습니다.첨부 없이 본문에 붙일 때
- Corrected version attached. The only change is Ravi's due date.수정본을 첨부합니다. 바뀐 곳은 라비 씨의 기한 하나입니다.수정본을 다시 보낼 때
- Sharing the minutes for anyone who couldn't join.참석하지 못한 분들을 위해 회의록을 공유합니다.불참자에게도 보낼 때
회의에 없던 사람이 회의록만 읽고 무엇이 정해졌는지, 자기가 할 일이 있는지 알 수 있다면 그 회의록은 제 몫을 다한 것입니다.
아래 항목은 진단 도구가 아니라, 최근에 쓴 영어 회의록을 떠올리며 스스로 점검해 보는 목록입니다.
내가 쓴 영어 회의록 점검
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끝다음 연습으로
이번 주에는 결정·할 일·다음 회의, 세 줄부터
이번 주 회의 하나를 골라, 끝나자마자 다른 칸보다 먼저 세 줄을 영어로 적어 보세요. Decision: 한 줄, ____ to ____ by ____. 꼴의 할 일 한 줄, Next meeting: 한 줄입니다. 나머지 칸은 이 세 줄 앞뒤로 채우면 됩니다.
QFAQ
자주 묻는 질문
Q.영어 회의록은 어떤 순서로 쓰나요?
날짜·참석자 같은 머리 정보, 안건, 안건별 논의와 결정, 할 일, 다음 회의 순서로 씁니다. 안건마다 Discussion과 Decision을 한 쌍으로 적고, 할 일은 끝에 모아 담당자와 기한을 붙입니다.
Q.영어 회의록은 과거형으로 써야 하나요?
회의에서 있었던 일은 과거형으로 씁니다. The team discussed, The team agreed처럼 쓰고, 앞으로 할 일은 will이나 Ravi to confirm처럼 to 부정사로 적습니다. 회의 뒤에도 사실인 내용은 현재형으로 둬도 됩니다.
Q.minutes와 meeting notes는 어떻게 다른가요?
minutes는 승인을 거치는 공식 기록에, meeting notes는 팀 안에서 돌려 보는 가벼운 기록에 더 자주 씁니다. 다만 둘을 섞어 쓰는 회사도 많습니다. 회의록이라는 뜻의 minutes는 복수형이라 The minutes are attached.처럼 동사도 복수로 받습니다.
Q.회의록에 누가 한 말인지 다 적어야 하나요?
다 적지 않습니다. 할 일을 맡은 사람, 결정의 근거가 된 정보를 낸 사람, 기록해 달라고 요청한 반대 의견에만 이름을 붙이고, 나머지는 The team discussed처럼 이름 없이 묶습니다.