바로 답이 오는 메일은
고르기만 하면 되는 메일입니다

01답장이 늦는 이유

답장이 늦어지는 메일은 답하기 전에 받는 사람에게 일을 먼저 시킵니다

답이 늦게 오는 메일은 대개 받는 사람이 답하기 전에 할 일, 곧 질문을 찾고 고를 기준을 세우고 자료를 열어 보는 일이 많습니다. 그 일을 보내는 쪽이 먼저 해 두면 답이 빨라집니다.

메일을 연 사람은 지금 답할지 나중에 답할지를 몇 초 안에 정합니다. 바로 답할 수 있어 보이면 그 자리에서 답하고, 할 일이 보이면 시간이 날 때로 미룹니다. 미룬 메일은 새로 온 메일 아래로 내려갑니다.

다섯 가지 모두 영어 실력과는 상관이 없습니다. 같은 문장을 쓰더라도 질문의 자리와 모양만 바꾸면 받는 사람이 할 일이 줄어듭니다.

02첫 줄

첫 줄에는 메일의 주제가 아니라 상대가 답할 것을 씁니다

첫 줄에서 무엇에 대한 메일인지보다 무엇을 답해 주면 되는지를 말합니다. 질문이 몇 개인지, 언제까지 필요한지가 함께 있으면 받는 사람은 지금 답할지를 바로 정할 수 있습니다.

“I’m writing about Leo’s laptop.”은 주제만 알려 줍니다. 받는 사람은 그래서 무엇을 해야 하는지 찾으러 아래로 내려가야 합니다. 첫 줄에 질문의 수와 기한을 넣으면 그 일이 사라집니다.

• Just two yes-or-no questions below.아래 질문 두 개는 예·아니오로만 답하시면 됩니다.질문 수와 답의 모양을 첫 줄에 알릴 때
• I just need you to pick one of the two dates below.아래 두 날짜 중 하나만 골라 주시면 됩니다.필요한 것이 결정 하나일 때
• If you can answer by Thursday, I can book the trainer for next week.목요일까지 답을 주시면 다음 주 강사를 예약할 수 있습니다.기한과 그 이유를 첫 줄에 함께 둘 때
• Question first, and the background is below if you need it.질문부터 드리고, 배경은 필요하시면 아래에서 보시면 됩니다.배경이 길 수밖에 없을 때, 질문을 먼저 두고

03번호와 한 단어 답

질문은 번호를 달고, 한 단어로 답할 수 있는 모양으로 바꿉니다

질문마다 번호를 달고 예·아니오나 A·B처럼 짧게 답할 수 있게 묻습니다. “어떻게 생각하세요?” 같은 열린 질문은 상대에게 답을 지어내게 하지만, 고르는 질문은 고르기만 하면 됩니다.

질문이 여럿일 때 개수를 알리고 번호를 다는 법은 부탁 메일을 다룬 글에 정리했습니다. 여기서 볼 것은 번호 뒤에 오는 질문의 모양입니다. 같은 질문도 고르는 꼴로 바꾸면 답이 한두 단어로 줄어듭니다.

• 답하기 어려움What do you think about the training schedule?

  답하기 쉬움Does the training schedule work for your team, or should we move it a week later?

  의견을 열어 두면 상대가 답을 지어내야 합니다. 예·아니오와 다른 안 하나를 같이 주면 고르기만 하면 됩니다.

• 답하기 어려움Please let me know your available time.

  답하기 쉬움Would Tuesday morning or Thursday afternoon be better for a 30-minute call?

  your available time은 말 자체도 어색하고, 가능한 시간을 물으면 상대가 달력을 뒤져 후보를 만들어야 합니다. 후보 둘을 내밀면 하나만 고르면 됩니다.

• 답하기 어려움Any feedback would be appreciated.

  답하기 쉬움Could you check whether the delivery dates on page 2 still hold?

  아무 의견이나 달라는 말은 어디를 봐야 할지 알려 주지 않습니다. 봐 줄 곳을 한 군데로 좁힙니다.

• 답하기 어려움I'm not sure which option is better. What would you like to do?

  답하기 쉬움I'd recommend Option A because it ships a week earlier. Are you okay with that?

  판단을 통째로 넘기면 상대가 처음부터 비교해야 합니다. 내 추천과 이유를 붙여 예·아니오로 묻습니다.

04선택지와 기본값

선택지는 둘이나 셋으로 좁히고, 내 추천과 기본값을 함께 적습니다

선택지를 줄 때는 둘이나 셋으로 좁히고, 고르는 데 필요한 사실을 한 줄씩 붙이고, 내가 권하는 쪽을 밝힙니다. 기한까지 답이 없을 때 어떻게 할지 적어 두면 상대가 바빠도 일이 멈추지 않습니다.

선택지가 다섯이면 받는 사람은 다섯을 모두 비교해야 합니다. 내가 먼저 둘로 좁히고 고를 때 필요한 사실을 하나씩 붙입니다. A는 일주일 빠르지만 비용이 더 들고, B는 늦지만 지금 업체를 그대로 쓴다는 식입니다.

• I'd go with A, but either one works on our end.저라면 A로 하겠지만, 저희는 어느 쪽이든 괜찮습니다.추천은 하되 상대의 선택을 열어 둘 때
• If neither works, say so and I'll look for a third option.둘 다 어려우시면 말씀해 주세요. 세 번째 안을 찾아보겠습니다.선택지 밖의 답이 나올 자리를 남길 때
• If the standard setup is fine, you don't need to reply. I'll place the order on Thursday.기본 구성으로 괜찮으시면 답하지 않으셔도 됩니다. 목요일에 주문을 넣겠습니다.회사 기본값이 있는 일에, 바꿀 때만 답하게 할 때
• I've put my best guess next to each one, so just correct anything that's off.항목마다 제 짐작을 적어 두었으니, 틀린 것만 고쳐 주세요.답을 미리 채워 보내고 확인만 받을 때

기본값은 아무 일에나 붙이지 않습니다. 노트북 사양처럼 회사에 정해 둔 구성이 있고 나중에 바꾸기 쉬운 일에만 씁니다. 예산 승인이나 계약 조건처럼 상대가 정해야 하는 일에 기본값을 달면, 답이 없으면 승인으로 보겠다는 통보처럼 읽힙니다.

05답에 필요한 정보

답하는 데 필요한 숫자와 문장은 첨부에 두지 말고 본문으로 옮깁니다

고르는 데 필요한 숫자 두세 개와 지난 메일의 한 줄은 첨부에 두지 말고 본문에 옮겨 적습니다. 받는 사람이 답하려고 첨부를 열거나 지난 메일을 뒤져야 하면 답은 책상 앞에 앉을 때까지 밀립니다.

업무 메일을 이동 중에 폰으로 먼저 읽는 일이 흔합니다. 폰에서는 첨부한 표를 열어 숫자를 비교하기가 번거롭습니다. 답에 필요한 정보가 본문에 있으면 지하철 안에서도 답할 수 있습니다.

• The key numbers are below, so you can skip the attachment.중요한 숫자는 아래에 적어 두었으니 첨부는 열지 않으셔도 됩니다.첨부가 있지만 답에 필요한 건 일부일 때
• Here's the relevant line from Dan's email, so you don't have to scroll back for it:댄 씨 메일에서 해당 문장을 옮겨 둡니다. 지난 메일을 거슬러 올라가 찾지 않으셔도 됩니다.긴 스레드에서 결정할 문장 하나를 가져올 때

옮겨 적을 때는 선택지마다 한 줄씩, 고르는 데 쓰이는 사실만 남깁니다. 도착일과 비용처럼 둘을 가르는 숫자가 나란히 보이면 첨부를 열지 않고도 고를 수 있습니다.

06고쳐 쓰기 전후

한 통을 고쳐 보면, 바뀌는 것은 문장보다 답하는 데 드는 일입니다

같은 내용을 답하기 쉬운 모양으로 고치면 문장보다 순서와 모양이 바뀝니다. 질문이 첫 줄로 오고, 번호와 선택지가 생기고, 기한과 기본값이 붙습니다.

이야기 속 노트북 메일을 고쳐 봅니다. 고치기 전 메일은 문법이 틀린 곳이 없는데도 답이 나흘 걸렸습니다.

고친 메일에서 문장 실력이 늘어난 곳은 없습니다. 질문 셋을 번호로 나누고, 고를 것을 붙이고, 답의 예와 기본값을 더했을 뿐입니다.

고친 메일에 돌아온 답장

답은 몇 분 만에 왔고, 덧붙인 질문도 번호로 돌아왔습니다. 번호가 있으면 추가 질문도 어느 건인지 바로 보입니다.

답하기 쉬운 모양은 혼자서도 고칠 수 있지만, 문장이 자연스러운지는 혼자 보기 어렵습니다. 프렌글에서 듀얼케어(수업 + 매일 카톡)를 고르면 수업이 없는 날에도 코치가 카카오톡으로 질문을 보내고, 학습자가 답한 문장을 직접 확인해 표현을 고쳐 줍니다.

아래 목록은 진단 도구가 아니라, 최근에 답이 늦게 왔던 메일을 떠올리며 스스로 점검해 보는 목록입니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 질문마다 한 단어로 답할 수 있는지만 보기

QFAQ

자주 묻는 질문