거래처에는 No 대신
If 한 칸을 열어 둡니다

01요청의 종류

거래처의 요청은 종류마다 거절할 자리가 다릅니다

유형부터 가르고, 그 유형에서 내가 줄 수 있는 것을 하나 정한 뒤 문장을 씁니다. 줄 것이 정해지면 거절이 No 한 줄로 끝나지 않습니다.

같은 거절이라도 요청에 따라 문장의 중심이 달라집니다. 할인은 수량으로, 납기는 확정할 수 있는 날짜로, 범위 추가는 별도 견적으로 답이 갈립니다.

마지막 칸이 다음 절에서 If 뒤에 들어갈 말입니다. 비어 있다면 사내에서 먼저 정합니다.

제안서나 미팅 요청은 줄 것은 없고 시간만 드는 요청입니다. 이유를 길게 대는 대신 상대가 다음에 할 일을 정해 줍니다.

• Thank you for sending this over. We won't be moving forward at this time.보내 주셔서 감사합니다. 이번에는 진행하지 않겠습니다.받은 제안서에 답할 때
• Before we set up a call, could you send a one-page overview?통화를 잡기 전에 한 쪽짜리 개요를 먼저 보내 주시겠어요?미팅 요청에 바로 시간을 내기 어려울 때
• I'm not the right person for this. Our sourcing team handles new suppliers.이 건은 제 담당이 아닙니다. 새 공급처는 구매팀이 맡고 있습니다.담당이 아닌 제안을 넘길 때

02조건부 수락

“안 됩니다” 뒤에 If 한 칸을 붙이면 거절이 제안이 됩니다

요청 그대로는 안 된다고 말한 뒤, 가능한 것과 그 조건을 If 로 잇습니다. 상대는 거절과 함께 다음에 할 일도 받아 갑니다.

조건부 수락은 반쯤 들어주는 것이 아니라 거절과 제안을 한 문장에 담는 일입니다. 안 되는 것, 되는 것, 그것이 되려면 상대가 할 일의 순서입니다.

조건은 상대가 정할 수 있는 것으로 고릅니다. 수량, 확정 시기, 결제 조건, 요청 범위가 대표적이고, 상대가 채울 수 없는 조건은 돌려 말한 거절로 읽힙니다.

• We can do that, provided you confirm the order by the 15th.그렇게 해 드릴 수 있습니다. 15일까지 주문을 확정해 주신다면요.확정 시기를 조건으로, 격식 있게
• If you can commit to 5,000 units, we can offer 5% off.5,000개를 약정해 주시면 5% 할인해 드릴 수 있습니다.수량을 조건으로 할인을 열 때
• We could include the redesign if we extend the timeline by two weeks.일정을 2주 늘리면 재디자인도 포함할 수 있습니다.범위 추가를 시간과 맞바꿀 때
• Unless the quantity goes up, we can't come down on the unit price.수량이 늘지 않는 한 단가는 조정하기 어렵습니다.조건을 부정문으로 걸 때

조건은 문장 하나에 하나만 답니다. 상대가 그대로 채워 오면 지켜야 하니, 지킬 수 있는 조건만 꺼냅니다.

03이유 말하기

정책을 이유로 댈 때는 기준을 숫자로 말하고, 상사 핑계는 대지 않습니다

정책은 내용을 숫자로 말할 때만 설득력이 있습니다. 상사나 본사를 이유로 삼으면 상대가 그 사람을 직접 설득하려 들기 쉽습니다.

이유는 사람이 아니라 기준에서 나와야 합니다. “우리 표준 조건이 이렇다”는 상대가 따져 볼 수 있지만, “윗선에서 안 된대요”는 따져 볼 곳이 없어 더 위로 올라가자는 말이 되기 쉽습니다.

• 어색It's company policy, so we can't do it.

  자연Our standard terms don't include a discount on orders under 3,000 units.

  policy 한마디는 벽처럼 들려 상대가 방침을 바꿀 사람을 찾습니다. 방침의 내용을 숫자로 말하면 상대가 맞출 방법을 생각합니다.

• 어색That's impossible.

  자연That won't work with our current production schedule.

  impossible 은 여지를 닫는 선언처럼 들립니다. 무엇과 맞지 않는지 말하면 거절이 사실을 알리는 말이 됩니다.

• 어색We will review it positively.

  자연We'll look into it and get back to you by Friday.

  “긍정적으로 검토하겠습니다”는 한국어에서는 완곡한 거절일 때가 많지만, 영어로는 들어줄 가능성이 높다는 신호로 받아들이기 쉽습니다. 검토할 뜻이 있을 때만, 답할 날과 함께 쓰세요.

이 문장은 거절이 아니라 보류입니다. 정말 올려 볼 때만 쓰고, 답하기로 한 날은 지킵니다.

04거절 메일

거절 메일은 결론을 둘째 줄에 두고, 끝에서 문을 열어 둡니다

감사, 결론, 기준, 조건, 다시 이야기할 시점의 순서로 한 통에 씁니다. 메일은 전달되어 다른 사람이 읽기도 하니 결론이 둘째 줄 안에 보여야 합니다.

메일은 한 번 보내면 끝이고 상대 회사 안에서 전달되기도 합니다. 앞의 맥락을 모르는 사람도 거절이 어디 있는지 알 수 있어야 합니다.

문을 열어 둔다는 말은 다시 이야기할 시점이나 계기가 들어가야 인사치레로 읽히지 않습니다.

• We'd welcome the chance to revisit this for your next order.다음 주문 때 이 부분을 다시 논의할 수 있으면 좋겠습니다.이번에는 어렵지만 다음을 기약할 때
• If your volume changes, let me know and I'll rerun the numbers.물량이 달라지면 알려 주세요. 숫자를 다시 뽑아 보겠습니다.수량이 조건이었을 때
• I'll check back with you next quarter to see where things stand.다음 분기에 상황이 어떤지 다시 연락드리겠습니다.다시 연락할 시점을 내가 정할 때
• Please keep us in mind for future projects.앞으로의 프로젝트에도 저희를 염두에 두어 주세요.공급하는 쪽이 다음 일감을 기대할 때

05두 번째 거절

같은 요청이 다시 오면 새 이유 없이 한 칸만 더 분명하게 말합니다

두 번째 거절에는 새 이유나 사과를 더하지 않고, 이미 말한 기준과 결론을 한 칸 더 분명한 문장으로 되풀이합니다.

같은 요청이 다시 오는 것은 무례해서가 아니라 협상의 일부일 때가 많습니다. 새 이유를 하나 더 대면 상대는 “그 이유만 풀면 되겠네”라고 읽으니, 이유는 두고 단호함만 한 칸씩 올립니다.

납기 단축을 두 번째로 거절하는 통화

예외를 요구받아도 맞서지 말고, 같은 결론에 줄 수 있는 것 하나를 붙입니다. 거절이 일정 조율로 바뀝니다.

마지막으로 지금까지 거래처에 보낸 거절을 돌아보는 목록입니다. 진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록이니, 해당하는 항목만 눌러 보세요.

끝다음 연습으로

이번 주에는 거절 한 건을 If 한 문장으로

QFAQ

자주 묻는 질문