말투는 다섯 칸,
업무 메일은 가운데 세 칸에서 고릅니다

01말투의 치우침

말투가 한쪽으로 치우치면 받는 사람은 내용보다 말투에 먼저 반응합니다

너무 딱딱한 메일은 거리를 두거나 언짢은 것처럼, 너무 가벼운 메일은 성의 없거나 무례한 것처럼 읽히기 쉽습니다. 무엇이 말투를 한쪽으로 미는지 알면 가운데로 돌려놓기 쉽습니다.

이야기 속 동료가 화났느냐고 물은 것은 문장이 틀려서가 아닙니다. 매일 보는 사이에 공문 같은 말투가 오니 무슨 일이 있나 싶었던 것입니다. 인쇄업체가 하루 늦게 깍듯한 말투로 답한 것은 반대 경우로, 처음 받은 메일이 너무 가벼워 거리를 둔 것입니다.

양쪽 모두 틀린 영어는 아닙니다. 공식 서한이나 가까운 동료와의 메신저처럼 그 말투가 맞는 자리가 따로 있을 뿐입니다. 업무 메일 대부분은 그 사이 어딘가에 놓입니다.

02같은 부탁, 다섯 칸

같은 부탁을 다섯 칸으로 세우면, 업무 메일에 주로 쓰는 칸은 가운데 셋입니다

같은 부탁을 메신저 말투부터 공문 말투까지 다섯 칸으로 세우면, 업무 메일에서 주로 쓰는 것은 친근·기본·정중 세 칸입니다. 양 끝 칸은 그 말투가 맞는 자리에서만 씁니다.

인쇄업체에 수정한 시안을 오늘 오후 3시까지 보내 달라는 부탁 하나를 다섯 칸으로 세웠습니다. 내용은 그대로이고 말투만 다릅니다.

칸이 올라갈수록 동사가 길어집니다. can에서 could로, 다시 would you be able to로 가고, 맨 끝에서는 kindly 같은 공문 낱말과 forward 같은 격식 동사가 붙습니다. 기한은 어느 칸에서도 빠지지 않습니다. 말투를 올린다고 내용까지 흐려지지는 않습니다.

03감사·사과·마무리

감사, 사과, 마무리도 친근·기본·정중 세 칸으로 하나씩 정해 둡니다

자주 쓰는 영어 이메일 표현 가운데 감사, 사과, 마무리 문장을 세 칸으로 하나씩 정해 두면 메일마다 말투를 새로 고민하지 않아도 되고, 한 통 안에서 칸이 섞이지도 않습니다.

같은 인쇄 시안 일로 오가는 문장입니다. 표현마다 몇 번째 칸인지와 어울리는 상대를 적었습니다. 칸 사이의 차이는 낱말 몇 개입니다.

감사는 무엇이 고마운지를 넣는 것은 같고, 칸이 올라갈수록 Thanks가 Thank you로, 짧은 감탄이 완전한 문장으로 바뀝니다.

• Good catch on page 2, thanks!2쪽 잘 잡아냈네요, 고마워요!친근 · 매일 보는 동료
• Thanks for catching the typo on page 2.2쪽 오타를 찾아 줘서 고마워요.기본 · 다른 팀, 자주 연락하는 거래처
• Thank you for flagging the error on page 2. We've corrected it in the final file.2쪽 오류를 짚어 주셔서 감사합니다. 최종 파일에 반영했습니다.정중 · 처음 연락하는 외부, 윗사람

사과는 칸이 올라가도 한 번이면 됩니다. 달라지는 것은 사과 낱말의 무게와, 바로잡은 내용을 얼마나 갖춰 쓰는지입니다.

• Oops, wrong logo! Here's the right one.앗, 로고를 잘못 보냈네요! 맞는 파일이에요.친근 · 가까운 동료, 가벼운 실수
• Sorry, that was the old logo. Here's the correct file.죄송해요, 예전 로고였어요. 맞는 파일 보내 드려요.기본 · 다른 팀, 자주 연락하는 거래처
• My apologies for sending the outdated logo. The correct version is attached.예전 로고를 보내 드려 죄송합니다. 맞는 파일을 첨부했습니다.정중 · 처음 연락하는 외부, 윗사람

마무리는 끝인사 바로 위의 한 줄입니다. 끝인사 낱말을 고르는 법은 끝인사를 정리한 글에 따로 있어, 여기서는 그 위 한 줄만 세 칸으로 세웁니다.

• Ping me if anything looks weird.뭔가 이상하면 바로 말해 줘요.친근 · 사내 동료. ping은 짧게 연락한다는 뜻
• Let me know if anything needs changing before we print.인쇄 전에 바꿀 게 있으면 알려 주세요.기본 · 다른 팀, 자주 연락하는 거래처
• Please let us know if any further changes are needed before printing.인쇄 전에 추가로 수정할 부분이 있으면 알려 주십시오.정중 · 처음 연락하는 외부, 윗사람

04시작 칸 고르기

칸은 상대, 관계, 채널로 고르고, 망설여지면 한 칸 위에서 시작합니다

처음 연락하는 외부 사람과 윗사람에게는 정중 칸, 몇 번 주고받은 거래처와 다른 팀에는 기본 칸, 매일 보는 동료와 사내 메신저에는 친근 칸이 무난합니다. 망설여지면 한 칸 위에서 시작해 상대의 답장을 보고 내려옵니다.

한 칸 위에서 시작하는 이유는 내려가기가 올라가기보다 쉽기 때문입니다. 정중하게 시작했다가 상대가 이름을 부르면 따라 내려가면 되지만, 친근하게 시작했다가 다시 격식을 차리면 거리를 두는 것처럼 읽힙니다.

정중 칸에서 시작해 상대를 따라 내려온 메일 스레드

호칭은 바로 내려왔지만 부탁 문장은 여전히 기본 칸입니다. Sure thing 같은 말까지 따라 할 필요는 없습니다. 상대를 따라 내려가되 상대보다 아래로는 가지 않습니다.

내 쪽에서 먼저 한 칸 내려가자고 알릴 수도 있습니다. 상대가 계속 Ms. Kim처럼 성으로 부른다면 이름으로 불러 달라는 한 줄을 넣습니다.

반대로 칸을 올려야 할 때도 있습니다. 가까운 거래처라도 계약 조건이나 금액, 사과처럼 무거운 내용을 쓸 때, 그리고 윗사람이 참조로 들어올 때입니다.

• Adding Daniel Cho, our sales director, to this thread.저희 영업 이사 대니얼 조를 이 메일에 함께 넣습니다.참조에 윗사람을 넣을 때. 이 메일부터는 한 칸 올려 씁니다
• Daniel, for context, we're finalizing the brochure proof with Raj's team this week.대니얼 이사님, 배경을 말씀드리면 이번 주에 라지 씨 팀과 브로슈어 시안을 마무리하고 있습니다.새로 들어온 윗사람에게 한두 줄로 상황을 알릴 때

05한 통은 한 칸

한 통 안에서는 호칭, 본문, 끝인사의 칸을 맞추고, 양 끝 표현은 가운데로 옮깁니다

한 통 안에서는 칸을 하나로 맞추고, 양 끝 칸의 표현은 가운데 칸으로 옮겨 씁니다. 호칭은 공문 칸인데 본문은 메신저 칸이면 받는 사람은 어느 쪽이 진짜 말투인지 헷갈립니다.

• 치우침It is requested that all corrections be submitted by Thursday.

  가운데Could you send us any corrections by Thursday?

  It is requested that처럼 누가 부탁하는지 감춘 수동태는 공문처럼 무겁습니다. 거래처와 주고받는 메일이라면 Could you로 묻는 기본 칸이면 충분합니다.

• 치우침Please find herewith the aforementioned schedule for your kind perusal.

  가운데Here's the schedule we talked about on Tuesday.

  herewith, aforementioned, perusal은 계약서나 공문에 남은 낱말이라 업무 메일에 쓰면 일부러 거리를 두는 것처럼 읽힙니다.

• 치우침hey guys!! pls send the deck asap thx

  가운데Hi all, could you send me the deck by 3 p.m.? Thanks!

  줄임말과 느낌표, 소문자가 겹치면 메신저처럼 읽힙니다. 고객이나 다른 팀이 함께 받는 메일이라면 가운데 칸으로 올립니다.

• 치우침Dear Ms. Lee, thx for the update! :)

  가운데Dear Ms. Lee, thank you for the update.

  호칭은 정중 칸인데 본문은 메신저 칸입니다. 한 통 안에서는 호칭에 본문을 맞춥니다.

급하게 쓴 메일이 생각보다 퉁명스럽게 나갔다면, 다음 메일 첫 줄에서 짧게 바로잡으면 됩니다. 길게 사과할 일은 아닙니다.

내 메일이 몇 번째 칸으로 읽히는지는 혼자 판단하기 어렵습니다. 프렌글은 원어민 강사와 Google Meet로 1:1 수업을 하며 표현을 그 자리에서 교정하고, 듀얼케어(수업 + 매일 카톡)를 고르면 수업이 없는 날에도 같은 코치가 카카오톡으로 질문을 보내 답한 문장을 직접 확인하고 고쳐 줍니다.

아래 목록은 진단 도구가 아니라, 최근에 보낸 메일 몇 통을 떠올리며 말투가 어느 쪽으로 치우치는지 스스로 점검해 보는 목록입니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 부탁 한 문장을 세 칸으로 적어 두기

QFAQ

자주 묻는 질문