첫 문장은 안부가 아니라
메일의 목적이 정합니다

01첫 문장의 일

첫 문장은 받는 사람이 메일을 열자마자 품는 질문에 답합니다

받는 사람은 흔히 첫 문장에서 누가 왜 보냈는지를 찾습니다. 안부보다 그 질문에 먼저 답하는 문장이 좋은 첫 문장입니다.

메일의 첫 줄에는 보통 안부가 옵니다. 한국어 메일의 “안녕하세요, ○○입니다”를 옮긴 습관이지만, 영어 메일에서는 이 자리가 목적에 따라 달라집니다.

02처음·소개·오랜만

나를 모르거나 잊었을 사람에게는 내가 누구인지를 첫 줄에 둡니다

낯선 사이의 메일은 상대가 나를 떠올릴 단서 하나(이름·소속, 소개한 사람, 마지막으로 만난 자리)를 첫 문장에 넣습니다.

처음 연락하는 메일은 이름과 하는 일, 연락한 계기를 한 줄에 담습니다. 첫 줄의 Nice to meet you는 뒤의 교정에서 다룹니다.

• My name is Daniel Lee, and I'm the training manager at [Company].[회사] 교육 담당 매니저 다니엘 리입니다.외부, 이름과 일로
• I came across your talk on remote onboarding and wanted to ask a question about it.원격 온보딩 발표를 보고 연락드립니다.외부, 발표가 계기일 때
• I'm writing to see whether your team offers on-site training.방문 교육을 하시는지 문의드립니다.외부, 문의로 시작

소개받고 쓸 때는 소개한 사람의 이름이 열쇠입니다. 누가 알려 줬는지 없으면 주소를 어디서 얻었는지부터 의심받을 수 있습니다.

• Tom Reyes gave me your email and said you're the right person to ask about licensing.톰 레이예스 씨가 이메일 주소를 알려 주며, 라이선스는 담당자님이 맞는 분이라고 했습니다.외부, 담당을 짚어 줬을 때
• Priya Shah thought you might be able to help, so I hope you don't mind me writing directly.프리야 샤 씨가 도와주실 수 있을 거라고 해서, 바로 연락드려도 괜찮기를 바랍니다.외부, 조심스러운 직접 연락
• I'm writing at the suggestion of Ellen Park, who worked with you on the Osaka project.오사카 프로젝트를 함께하신 엘런 박 씨의 권유로 연락드립니다.외부, 격식을 갖출 때

오랜만의 메일은 사과보다 마지막으로 만난 자리를 먼저 적습니다.

• It's been a while since we last spoke at the Singapore conference.싱가포르 콘퍼런스에서 이야기한 뒤로 꽤 오래됐네요.마지막 접점을 짚을 때
• We worked together on the Denver rollout a few years ago, so you may not remember me.몇 년 전 덴버 도입 건을 함께했는데, 기억 못 하실 수도 있겠어요.나를 잊었을 수 있을 때
• I hope you've been well since your move to the Austin office.오스틴 사무실로 옮기신 뒤로 잘 지내셨기를 바랍니다.진짜 안부일 때

오랜만의 메일, 사과부터 해야 할까요

03답장·후속

답장은 받았다는 신호로, 후속은 지난 일의 날짜로 엽니다

답장은 받았다는 신호와 다음 일정으로, 늦은 답장은 한 문장 사과로, 후속은 지난 메일의 날짜로 엽니다.

내 메일이 닿았는지가 받는 사람의 첫 궁금증입니다. “I received your email.”만 쓰면 사무적인 접수 확인처럼 읽힐 수 있어서, 받았다는 말에 언제 답할지를 붙입니다.

• Thanks for sending this over.보내 주셔서 감사합니다.자료를 받았을 때
• Thanks, this is exactly what I needed.딱 필요했던 거예요, 감사합니다.동료, 구체적으로 반응
• Thanks for your email. Answers to your three questions are below.메일 감사합니다. 세 가지 질문의 답은 아래에 적었습니다.외부, 질문이 여럿일 때

늦은 답장은 사과를 짧게 하고 곧장 답으로 넘어갑니다.

• Sorry for the slow reply.답이 늦어 죄송합니다.동료, 하루이틀 늦었을 때
• Apologies for the delayed response.답변이 늦어져 죄송합니다.외부·상사, 격식을 갖출 때
• Thanks for your patience. I'm just catching up after a week away.기다려 주셔서 감사합니다. 일주일 자리를 비웠다가 밀린 메일을 이제 보고 있습니다.오래 자리를 비웠을 때

후속 메일은 상대가 “무슨 건이지”를 찾지 않게 날짜와 이름으로 지난 메일을 가리킵니다. 읽었느냐고 묻는 문장은 독촉처럼 들려 뒤에서 고칩니다.

• I'm following up on the proposal I sent over on the 12th.12일에 보낸 제안서 건으로 연락드립니다.외부, 날짜로 가리킬 때
• Just circling back on the training dates we discussed.논의했던 교육 일정 건으로 다시 여쭙습니다.동료·외부, 가볍게
• Thanks for your time on the call this morning. Here's what we agreed on.오늘 통화 감사합니다. 합의한 내용을 정리해 보냅니다.통화·회의 직후

04부탁·공지

부탁과 공지는 첫 두 줄 안에 용건이 있어야 합니다

부탁과 공지는 첫 문장이 용건을 예고하고, 늦어도 둘째 줄에는 부탁이나 바뀌는 사실이 나와야 합니다.

메일은 첫 줄만 훑는 사람도 있어서, 부탁을 끝에 두면 놓치기 쉽습니다.

• I have a small favor to ask, if you have a minute.부탁이 하나 있는데, 잠깐 시간 되세요?동료, 가벼운 부탁
• Could you point me to the right person for vendor contracts?업체 계약은 누구에게 문의하면 될까요?담당자를 찾을 때
• I'm writing to ask whether you'd be willing to speak at our November workshop.11월 워크숍에서 발표를 맡아 주실 수 있을지 여쭙습니다.외부, 무게 있는 부탁

“I want you to review this.”는 지시처럼 들릴 수 있습니다. Could you나 Would you be able to로 열고, 기한은 첫 두 줄 안에 적습니다.

공지는 상대가 할 일이 없을 수도 있으니, 바뀌는 사실을 먼저 말하고 할 일이 있는지도 함께 알립니다.

• I wanted to share a quick update on the launch schedule.출시 일정과 관련해 간단한 소식을 공유드립니다.진행 상황을 알릴 때
• Please note that our Seoul office will be closed on October 9 for a public holiday.10월 9일은 공휴일이라 서울 사무실이 쉽니다.외부·전사, 바뀌는 사실
• We're pleased to announce that Alex Moon will join the sales team on Monday.월요일부터 알렉스 문 씨가 영업팀에 합류합니다.기쁜 소식

05안부 한 줄

“I hope this email finds you well”은 언제 쓰고 언제 바꿔야 할까요

틀린 문장은 아닙니다. 처음 쓰는 격식 있는 메일이나 오랜만의 메일에 어울리고, 아는 사이에는 상황 한 줄이나 바로 용건으로 바꿉니다.

대표적인 첫 줄이라 막힐 때 손이 먼저 갑니다. 문법도 격식도 문제없지만, 메일이 왜 왔는지는 알려 주지 못합니다.

한국어 첫 인사를 그대로 옮긴 문장부터 고쳐 봅니다.

• 어색Nice to meet you. I'm Daniel from [Company].

  자연I'm Daniel Lee from [Company], and I'm writing about your fall course schedule.

  “처음 뵙겠습니다”를 옮긴 Nice to meet you는 만났을 때 하는 말이라 메일 첫 줄로는 어색하게 읽힙니다. 처음 쓰는 메일은 이름과 이유를 바로 적습니다.

• 어색Did you check my last email?

  자연Just wanted to check where things stand on the quote I sent last Tuesday.

  읽었느냐는 질문은 따지는 것처럼 들릴 수 있습니다. 지난 메일을 날짜와 이름으로 가리키고 진행 상황을 묻습니다.

• 어색Please be informed that the printer on the third floor will be out of service on Monday.

  자연Heads-up: the third-floor printer will be out of service on Monday.

  Please be informed that은 공문 말투라 사내 공지에서는 딱딱하게 들릴 수 있습니다. Heads-up으로 가볍게 엽니다.

06첫 두 줄

첫 문장 다음 줄에서는 용건을 한 가지만 꺼냅니다

첫 문장이 누가 왜 보냈는지를 알렸다면, 둘째 줄은 용건을 한 가지만 말합니다.

아래는 답장에서 받았다는 신호와 질문을 한 문장으로 이은 예입니다.

아래 목록은 진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록입니다. 해당하는 항목만 눌러 보세요.

막상 쓸 때는 늘 쓰던 안부가 먼저 나옵니다. 프렌글은 원어민 강사와 Google Meet로 1:1 수업을 하고, 수업이 없는 날에는 전담 코치가 매일 카카오톡으로 질문을 보내고, 학습자가 쓴 문장은 사람이 읽고 고쳐 줍니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 보낸 편지함에서 첫 줄 세 개를

QFAQ

자주 묻는 질문