전화를 받는 첫 5초,
회사·이름·도움 제안 한 줄이면 됩니다

01첫 5초 공식

받자마자 하는 말은 인사, 회사, 이름, 도움 제안 네 칸입니다

“Thank you for calling Acme Supply, this is Jin. How can I help you?” 한 호흡이 업무 전화의 기본 첫 마디입니다. 회사 이름이 먼저 나와야 제대로 걸었음을 알고, 마지막 질문이 말할 차례를 넘깁니다.

업무 전화에서 상대가 가장 먼저 알고 싶은 것은 번호를 제대로 눌렀는지, 지금 말하는 사람이 누구인지입니다. 첫 마디는 이 둘에 답하는 한 줄이어야 합니다.

“Hello?”가 틀린 말은 아닙니다. 개인 휴대폰이나 가까운 동료의 전화라면 자연스럽습니다. 다만 업무 번호로 걸려 온 외부 전화에서는 회사도 이름도 알려 주지 못합니다.

네 칸을 다 채울 필요는 없습니다. 직통 번호라면 회사 칸은 빼도 되고, 대표번호나 팀 번호라면 그 칸이 빠지면 안 됩니다. 회사가 이름보다 앞에 오는 것도 제대로 걸었다는 확인이 먼저이기 때문입니다.

02상황별 첫 문장

어느 번호로 걸려 왔는지에 따라 첫 문장이 달라집니다

같은 네 칸이라도 대표번호는 회사 이름부터, 직통은 내 이름부터, 사내 전화는 상대 이름부터 말합니다. 모르는 번호로 걸려 오면 이름만 말하고 상대가 용건을 꺼내게 둡니다.

벨이 울릴 때 화면에 뜨는 번호나 이름으로 어떤 전화인지 짐작하고 네 칸을 줄이거나 바꿉니다.

이름 인사는 화면에 이름이 뜬 사내 전화에서만 씁니다. 번호만 뜬 외부 전화에서 상대를 짐작해 부르면 틀렸을 때 민망해집니다.

03상대 확인

“누구세요”는 May I ask로 시작하면 정중합니다

상대가 이름 없이 용건부터 말하면 “May I ask who’s calling?”으로 묻습니다. 같은 질문이라도 격식이 다섯 단계로 나뉘니 상대와 자리에 맞춰 고릅니다.

“누구세요?”를 그대로 옮긴 Who are you?는 따지는 말로 들립니다. 영어 전화에서는 “누가 전화했는지”를 묻는 틀로 말합니다.

4번이 가장 안전한 기본형입니다. May I ask는 “여쭤봐도 될까요”에 가까운 틀이라, 묻는 내용이 같아도 따지는 느낌이 빠집니다. 2번과 3번의 차이는 크지 않고 억양에 따라 달라집니다. 5번은 용건까지 걸러 내야 하는 접수 자리의 말이라, 일반 직원이 쓰면 심문처럼 들릴 수 있습니다.

이름 없이 시작한 전화에서 용건을 좁히는 대화

안 들렸다면 그 자리에서 되묻습니다. 철자 확인은 별도 글에 있고, 여기서는 세 문장만 적습니다.

• Sorry, I didn't catch your name.죄송합니다, 성함을 잘 못 들었습니다.이름이 안 들렸을 때
• You're breaking up a little. Could you say that again?소리가 조금 끊깁니다. 다시 말씀해 주시겠어요?연결 상태가 나빠 말이 끊길 때
• What company are you calling from?어느 회사에서 전화하셨나요?이름만 말하고 소속을 밝히지 않았을 때

04내가 아닐 때

찾는 사람이 내가 아니거나 답을 모를 때는 다음 약속을 말합니다

상대가 찾는 사람이 자리에 없거나 내가 바로 답할 수 없으면, 누가 언제 연락하는지를 한 문장으로 말하고 통화를 닫습니다. “I’ll check”만 말하고 시각을 빼면 상대는 언제까지 기다려야 하는지 모릅니다.

“Is this Jin?” 하고 나를 찾으면 한 단어로 답하면 됩니다. 내가 아닌 사람을 찾는 전화라면 상대에게 다음 단계를 쥐여 주어야 합니다.

• Speaking.접니다.나를 찾을 때
• I think you may have the wrong number. Who were you trying to reach?번호를 잘못 거신 것 같습니다. 누구에게 거시려던 건가요?모르는 이름을 찾을 때
• Mina is out today. Can I take a message?미나 씨는 오늘 자리에 없습니다. 메시지를 남기시겠어요?찾는 사람이 없을 때
• I'm not the right person for that, but let me find out who is.그 일은 제 담당이 아니지만, 누가 맡았는지 알아보겠습니다.내 일이 아닌 용건일 때

다른 사람에게 연결하는 방법은 전화를 넘기는 글에 있습니다. 바로 답할 수 없는 질문에는 “확인하고 다시 전화하겠다”에 시각을 붙입니다. 시각이 빠진 약속은 상대에게 무작정 기다리라는 말입니다.

• Can I get back to you in ten minutes? I need to pull up the file.10분 뒤에 다시 연락드려도 될까요? 파일을 열어 봐야 해서요.문서를 보고 답해야 할 때
• Is this the best number to reach you at?이 번호로 연락드리면 될까요?다시 걸 번호를 확인할 때

찾는 사람도 없고 내가 바로 답할 수도 없는 전화

마지막 줄처럼 약속한 시각을 한 번 되풀이하면 통화가 깔끔하게 닫힙니다.

05음성사서함

내가 받지 못할 때는 음성사서함 인사말이 첫 마디를 대신합니다

음성사서함 인사말은 누구의 번호인지, 지금 못 받는 이유, 남길 내용, 다시 연락할 시점을 짧게 말합니다. 길면 상대가 끝까지 듣기 어렵습니다. 한 번 녹음하면 오래 쓰이니 문장을 적어 두고 읽으면 됩니다.

받지 못하는 전화에도 첫 마디는 나갑니다. 벨이 몇 번 울린 뒤 음성사서함으로 넘어가면 가장 먼저 흘러나오는 인사말입니다. 즉석에서 말하지 않아도 되니 가장 다듬기 쉽습니다.

• You've reached Acme Supply. Our office hours are nine to six, Monday through Friday.Acme Supply입니다. 업무 시간은 평일 9시~6시입니다.업무 시간 밖의 대표번호
• I'm out of the office until Monday and will have limited access to email and voicemail.월요일까지 자리를 비우며 이메일과 음성 메시지 확인이 어렵습니다.출장·휴가 중 안내
• For urgent matters, please call my colleague Mina at extension 305.급한 용건은 동료 미나 씨의 내선 305번으로 연락해 주세요.대신 받을 사람을 알려 줄 때

06고쳐 쓰기

“여보세요”를 그대로 옮긴 첫 마디는 이렇게 고칩니다

영어의 Hello는 “여보세요”와 비슷하게 쓰이지만, 업무 전화에서 Hello 한 마디나 Who are you? 같은 직역만 나가면 밋밋하거나 퉁명스럽게 들립니다. 회사와 이름을 말하고, 상대는 May I ask로 확인합니다.

문법이 틀린 문장은 거의 없습니다. 한국어 전화 습관을 그대로 옮기면 밋밋하거나 퉁명스럽게 들릴 뿐입니다.

• 아쉬움Hello?

  자연Acme Supply, this is Jin. How can I help you?

  Hello가 틀린 말은 아니지만, 업무 번호에서는 상대가 제대로 걸었는지 알 수 없어 되묻게 됩니다.

• 아쉬움Who are you?

  자연May I ask who's calling?

  “누구세요”를 그대로 옮기면 따져 묻는 말이 됩니다. May I ask로 열고 누가 걸었는지를 묻습니다.

• 아쉬움What happened?

  자연What can I help you with?

  “무슨 일이세요?”를 그대로 옮기면 무슨 사고가 났는지 묻는 말이 됩니다. 도울 일을 묻는 틀로 바꿉니다.

• 아쉬움Please call again later.

  자연I'm in the middle of something. Can I call you back in a few minutes?

  틀린 문장은 아니지만 전화를 상대에게 떠넘기는 말입니다. 내가 다시 걸겠다고 하면 시각도 약속할 수 있습니다.

아래 항목은 진단 도구가 아니라, 영어 전화를 받는 습관을 스스로 점검해 보는 목록입니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 받자마자 할 말 한 줄을 정해 두세요

QFAQ

자주 묻는 질문