지연 소식은 사과보다
새 날짜를 먼저 씁니다
“Delayed until when?” 한 줄
출고를 이틀 앞두고 부품이 늦는다는 연락을 받아, 거래처에 “Our shipment will be delayed. We apologize for the inconvenience.” 두 줄만 보냈습니다. 돌아온 답은 “Delayed until when? Our launch is on the 20th.”였습니다. 새 날짜도 이유도 대안도 없는 메일이라, 그 세 가지를 채우느라 하루가 더 갔습니다.
배송이 늦어질 때 한국어 메일은 대개 사과로 시작합니다. 영어로 옮겨도 같은 순서로 쓰기 쉬운데, 받는 사람은 그 문단을 건너뛰고 날짜부터 찾습니다. 날짜가 없으면 “언제까지 늦어집니까”라는 답장이 옵니다.
이 글은 지연 안내를 정보의 순서로 씁니다. 새 일정을 모를 때의 문장, 부분 출고 같은 대안, 메일 한 통, 거래처와 개인 고객의 어조 차이를 차례로 봅니다. 사과의 세기와 화난 고객 응대는 각각 따로 정리한 글이 있습니다.
SUMMARY
지연 안내는 사과를 길게 쓰는 일이 아니라 새 일정을 먼저 알리는 일입니다. 날짜를 아직 모르면 모른다고 쓰고, 날짜 자리에 언제 알려 줄지를 둡니다.
- 지연과 새 날짜
- 이유는 한 줄
- 조치와 다음 소식
01안내의 순서
배송 지연 안내는 사실, 새 일정, 이유, 조치, 다음 소식 순서로 씁니다
첫 문장에서 지연 사실과 새 일정을 함께 알리고, 이유는 한 줄, 그 뒤에 조치와 다음 소식의 시점을 씁니다. 사과는 한 문장이면 됩니다.
지연 안내를 받는 사람은 두 가지를 찾습니다. 언제 오는지, 그리고 자기가 지금 할 일이 있는지입니다.
- 첫 문장지연 사실Your order is running about a week behind schedule.
- 첫 문장 안새 일정월 이름까지, 출고인지 도착인지도 씁니다.The new ship date is Monday, October 19.
- 한 줄이유 한 줄지금 일어나고 있는 일 하나만 씁니다.One component from our supplier arrived late.
- 한두 줄우리가 하는 조치상대가 할 일이 있으면 같이 알립니다.We've moved your order to the front of the line for final assembly.
- 마지막 줄다음 소식다시 연락할 날짜.You'll hear from us again by Thursday, October 15.
사과는 다섯 칸 어디에도 따로 자리가 없습니다. 첫 문장 끝이나 이유 뒤에 Sorry for the delay. 한 줄이면 충분합니다. 이유는 held up in customs(통관에서 묶여 있음)처럼 사실 하나만 씁니다. “공급업체 때문에”로 끝내면 변명으로 들리고, 뒤에 조치가 붙으면 설명이 됩니다.
KEY LINE
Your order will now ship on Monday, October 19, about a week later than planned.02확실한 정도
새 일정을 아직 모르면 날짜 자리에 알려 줄 시점을 씁니다
확정이면 will ship, 예상이면 expect, 모르면 모른다고 쓰고 날짜 대신 언제 알려 줄지를 적습니다.
지연 직후에는 새 날짜를 모르는 경우가 많습니다. 짐작으로 적은 날짜는 두 번째 지연 안내가 되어 돌아옵니다. 모른다는 것도 정보이고, 알려 줄 시점이 날짜를 대신하는 약속이 됩니다.
| 아는 정도 | 이렇게 씁니다 | 상대가 읽는 것 |
|---|---|---|
| 날짜가 확정 | Your order will ship on Monday, October 19. | will은 약속입니다. 지킬 수 있을 때만 씁니다. |
| 거의 확실 | We expect it to ship on October 19. | 예상입니다. 바뀔 여지가 남습니다. |
| 범위만 안다 | It should ship during the week of October 19. | 그 주 안에 나간다는 정도로 읽힙니다. |
| 아직 모른다 | We don't have a new date yet. I'll confirm by Thursday. | 모른다는 사실과 알려 줄 시점이 약속입니다. |
날짜는 10/19 대신 October 19처럼 월을 글자로 씁니다.
KEY LINE
We expect to ship by October 19, but we'll confirm by Wednesday.- We don't have a firm date yet. Our supplier is confirming one by Thursday, and I'll pass it along as soon as I hear.아직 확정된 날짜가 없습니다. 공급업체가 목요일까지 알려 주기로 했고, 받는 대로 전하겠습니다.날짜를 모르고 외부 확인을 기다리는 중
- The earliest we can ship is October 19. If that changes, you'll hear from me the same day.빨라야 10월 19일에 출고할 수 있습니다. 바뀌면 같은 날 알려 드리겠습니다.가장 빠른 날만 알 때
- The updated ETA is Friday, October 23, pending customs clearance.수정된 도착 예정일은 10월 23일 금요일이고, 통관이 끝나는 것을 전제로 합니다.조건이 걸린 날짜. ETA는 estimated time of arrival의 줄임말
날짜 뒤에 ship(우리 창고를 떠나는 날)인지 arrive(상대에게 닿는 날)인지 붙이지 않으면 상대가 출고일을 도착일로 읽습니다.
03대안
지연 소식에는 상대가 고를 수 있는 길을 하나 같이 보냅니다
이미 있는 물량만 먼저 보내는 부분 출고, 대체품, 운송 방법 변경 중 하나를 지연 소식과 같은 메일에서 제안하고 고를 기한을 붙입니다.
대안이 없는 지연 안내는 통보로 읽힙니다. 처음부터 길을 보여 주면 “그럼 어떻게 하죠”를 묻는 왕복이 한 번 줄어듭니다.
- We can ship the items we have in stock now and send the rest as soon as they arrive.재고가 있는 물건은 지금 보내고, 나머지는 들어오는 대로 보내 드릴 수 있습니다.부분 출고(partial shipment)
- If you need it sooner, we can send Model B as a substitute. It's the same except for the color.더 빨리 필요하시면 대체품으로 B 모델을 보내 드릴 수 있습니다. 색상만 다릅니다.대체품. 달라지는 점을 먼저 밝힌다
- If the date is critical, we can ship it by air, and we'll cover the cost. It would arrive by Friday, October 23.날짜가 중요하시면 항공으로 보내 드릴 수 있고, 비용은 저희가 부담하겠습니다. 10월 23일 금요일까지 도착합니다.운송 방법을 바꿀 때. 비용은 누가 내는지도
- Please let me know which option you prefer by Wednesday so we can plan around it.어느 쪽이 좋으실지 수요일까지 알려 주시면 그에 맞춰 준비하겠습니다.선택 기한. 대안과 같이 붙인다
한 통에 담는 선택지는 둘이면 충분합니다. 셋 이상이면 고르는 일이 상대의 숙제가 됩니다.
비용 부담처럼 약속이 되는 문장은 내가 정할 수 있는 범위인지 확인한 뒤에 씁니다. 위 문장은 형식을 보여 주는 예시입니다.
부분 출고를 제안했을 때 이어지는 대화
Can we get any of it before our launch on the 20th?20일 출시 전에 일부라도 받을 수 있을까요?
Yes. We can ship 400 of the 1,000 units this Friday, and the rest ships on the 19th.네. 1,000개 중 400개는 이번 금요일에, 나머지는 19일에 나갑니다.
Splitting works for us. Will each shipment have its own tracking number?나눠 받아도 좋아요. 추적번호는 출고마다 따로 나오나요?
Yes. You'll get a separate one for each shipment as soon as it leaves our warehouse.네, 창고를 떠나는 즉시 따로 보내 드립니다.
04메일 한 통
메일은 제목줄에서 이미 지연과 새 날짜를 알립니다
제목줄에 Delay와 새 날짜를 넣으면 열기 전에 핵심이 전해집니다. 본문은 앞의 다섯 칸을 한 줄씩 채웁니다.
제목줄이 첫 번째 안내입니다. 다섯 칸을 한 통으로 이으면 아래와 같고, 사과는 이유 줄 끝에 한 문장으로 들어 있습니다.
- To
- Dana
- Subject
- Delay on PO #1042: new ship date is Monday, October 19
사실·새 일정Hi Dana,
PO #1042 is running about a week behind. The new ship date is Monday, October 19.
이유·사과One component from our supplier arrived late. It's here now, and final assembly started today. Sorry for the delay.
조치We've moved your order to the front of the line. If it would help to get part of the order sooner, we can ship the finished units on Friday, October 9. Please let me know by tomorrow.
다음 소식I'll update you by Thursday, October 15, either way.
Best,
PO는 purchase order(발주서)의 줄임말로, 거래처가 자기 서류에서 찾는 번호입니다. 마지막 줄의 either way는 소식이 있든 없든이라는 약속입니다.
어색
The shipment will delay by one week.자연The shipment will be delayed by one week.
delay는 늦추는 쪽이 주어일 때 씁니다(We delayed the shipment). 물건이 늦어지는 쪽은 be delayed입니다.
어색
Your order is delayed due to the logistics situation.자연Your order is delayed because the carrier missed Tuesday's pickup.
“물류 사정”처럼 뭉뚱그리면 상대가 짐작해야 합니다. 일어난 일 하나를 쓰세요.
어색
Please wait a little more.자연Thank you for your patience. I'll update you by Thursday.
“조금만 더 기다려 주세요”를 그대로 옮긴 문장입니다. 영어에서는 a little longer 쪽이 자연스럽고, 그래도 부탁보다 요구에 가깝게 들리기 쉽습니다. 감사로 바꾸고 언제까지인지 붙입니다.
05거래처와 개인 고객
거래처에는 일정을, 개인 고객에게는 내 주문이 어떻게 되는지를 먼저 씁니다
거래처에는 날짜와 번호와 일정에 미치는 영향을 담담하게, 개인 고객에게는 짧은 공감과 선택지를 씁니다.
같은 지연, 두 가지 어조
B2B · 기업 간 거래
날짜와 번호로 담담하게상대는 입고와 생산 일정을 다시 짭니다. 주문 번호, 새 출고일, 일정에 미치는 영향이 앞에 옵니다.B2C · 개인 고객
짧은 공감과 선택지로상대는 일정보다 내 주문이 어떻게 되는지가 궁금합니다. 사과 한 줄, 새 날짜, 기다리지 않는 길을 씁니다.| 항목 | 거래처(B2B) | 개인 고객(B2C) |
|---|---|---|
| 첫 문장 | PO #1042 is running a week behind. The revised ship date is October 19. | Hi Maya, your order is running a little late. It will now ship on October 19. |
| 사과 | We apologize for the delay and any impact on your schedule. | We're sorry about the wait. |
| 선택지 | If it helps, we can split the order into two shipments. | If you'd rather not wait, just reply and we can cancel the order. |
거래처에는 “any impact on your schedule”처럼 상대가 치르는 일을 짚으면 사과가 짧아도 됩니다. 개인 고객에게는 사정이 길수록 변명으로 읽힙니다.
06다음 소식
약속한 날에는 새 소식이 없어도 없다고 알립니다
다음 소식을 주기로 한 날에는 새 내용이 없어도 없다고 알립니다. 날짜가 또 밀리면 변명 대신 새 날짜와 확인한 근거를 씁니다.
“목요일에 알려 드리겠다”고 쓴 날에 연락이 없으면 상대는 일이 안 풀린다고 읽습니다. 소식이 없다는 연락이 침묵보다 낫습니다.
- No news yet, but I wanted to keep you posted. We're still waiting on the supplier.아직 새 소식은 없지만 상황을 알려 드리려고 연락드렸습니다. 공급업체 답을 기다리는 중입니다.약속한 날인데 새 내용이 없을 때
- Good news: your order shipped this morning. Here's the tracking number.좋은 소식입니다. 주문하신 물건이 오늘 아침 출고되었습니다. 추적번호는 아래와 같습니다.지연이 끝났음을 맨 앞에 쓰는 출고 알림
- I'm afraid the date has slipped again. The new ship date is Monday, October 26, and I've confirmed it directly with the supplier.유감스럽게도 날짜가 또 밀렸습니다. 새 출고일은 10월 26일 월요일이고, 공급업체에 직접 확인했습니다.두 번째 지연. 사과를 키우기보다 확인한 근거를 붙인다
진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록입니다. 최근에 보낸 지연 안내를 떠올리며 해당하는 항목만 눌러 보세요.
내 지연 안내 점검
0 / 5
해당하는 항목을 눌러 체크해 보세요.
끝다음 연습으로
이번 주에는 지연 안내의 첫 두 문장을 미리
늦어질 수 있는 주문 하나를 골라, 지연 사실과 새 일정(또는 새 일정을 알려 줄 시점)을 담은 영어 두 문장을 적어 두세요. 그 두 문장이 안내 메일의 첫 줄이 됩니다.
QFAQ
자주 묻는 질문
Q.배송이 지연됐다는 것을 영어로 어떻게 말하나요?
Your order is delayed 또는 Your order is running behind schedule이라고 쓰고, 바로 새 일정을 붙입니다. 물건을 주어로 will delay처럼 쓰면 어색하니 be delayed 형태로 씁니다.
Q.새 배송일을 아직 모를 때는 영어로 어떻게 쓰나요?
모른다고 밝히고 언제 알려 줄지를 씁니다. We don’t have a new date yet. I’ll confirm by Thursday. 처럼 쓰고, 예상이 있다면 We expect to ship by October 19, but we’ll confirm by Wednesday. 로 씁니다.
Q.부분 출고는 영어로 뭐라고 하나요?
partial shipment라고 하고, 여러 번에 나눠 보내는 쪽은 split shipment라고도 합니다. 문장에서는 We can ship what we have in stock now and send the rest later처럼 풀어 쓰는 쪽이 더 자연스럽습니다.
Q.배송 지연 메일의 제목줄은 어떻게 쓰나요?
Delay와 새 날짜를 제목에 넣습니다. Delay on PO #1042: new ship date is Monday, October 19처럼 쓰면 메일을 열기 전에 핵심이 전해집니다. 거래처가 쓰는 주문 번호를 함께 적으면 어느 건인지 바로 알아봅니다.