답이 없을 때는 문장보다
간격과 질문부터 고칩니다

01팔로업 사다리

답이 없을 때는 네 단계로 올라가고, 단계 사이에 간격을 둡니다

영업일로 3일쯤 지나 가볍게 한 번, 그 뒤 3~4영업일마다 이유를 붙이고, 선택지를 주고, 마지막에 사람이나 채널을 바꿉니다. 날짜는 규칙이 아니라 출발점입니다.

같은 문장을 간격 없이 반복하면 재촉이고, 단계마다 새로운 것을 더하면 팔로업입니다. 아래 날짜는 연구로 정해진 값이 아니라, 팔로업 안내에서 흔히 보이는 간격을 출발점으로 삼은 것입니다.

021차와 2차

1차는 메일이 묻혔다고 가정하고, 2차에는 이유를 붙입니다

1차는 상대 탓이 아니라 메일이 묻혔을 가능성을 먼저 말하고, 2차에서는 왜 그날까지 필요한지 한 줄을 더합니다.

상대가 거절하려고 답을 안 한 것인지, 바빠서 못 본 것인지는 알 수 없습니다. 1차는 바빠서 못 봤다고 가정하고 씁니다.

• Wanted to make sure my last email didn't get buried.지난 메일이 묻히지 않았는지 확인하고 싶었습니다.1차, 가장 가볍게
• No rush at all. I just wanted to make sure this reached you.서두르실 필요는 없고, 제대로 도착했는지만 확인하고 싶었습니다.1차, 연락을 주고받던 거래처
• Circling back on the proposal I sent last Tuesday. Happy to answer any questions.지난 화요일에 보낸 제안서 건으로 다시 연락드립니다. 궁금한 점은 답해 드리겠습니다.1차, 상대가 검토 중일 때
• Just chasing this up. Any news on the revised quote?다시 여쭙습니다. 수정 견적 건은 소식이 있을까요?1차, 영국 영어에서 더 흔한 말. 미국 쪽에는 follow up이 무난

2차부터는 가볍기만 해서는 움직이지 않습니다. 왜 그날까지 필요한지 한 줄 붙이면 상대가 우선순위를 정할 재료가 생깁니다.

• I need to update my manager on Thursday, so any word before then would be great.목요일에 상사에게 보고해야 해서, 그 전에 소식을 주시면 좋겠습니다.2차, 내 쪽 보고 일정이 이유일 때
• Once I hear from you, we can move forward with the next step.답을 주시면 저희가 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.2차, 마감이 따로 없을 때
• If there's anything I can send to help you decide, just say the word.결정에 도움이 될 자료가 있으면 말씀만 하세요.2차, 상대가 망설이는 듯할 때

03답하기 쉽게

3차에서는 상대가 해야 할 일을 질문 하나와 선택지로 줄입니다

필요한 것을 한 가지로 줄이고, 고르기만 하면 되게 바꾸고, 되돌릴 수 있는 일에는 답이 없을 때 진행할 기본값을 둡니다.

두 번 보내도 답이 없는 메일에는 질문이 서너 개 섞여 있곤 합니다. 상대는 전부를 한꺼번에 생각해야 해서 미룹니다. 문장을 고치기 전에 상대가 해야 할 일부터 줄입니다.

한 가지로 줄였다면 다음은 답하는 모양입니다. 열린 질문보다 고르는 질문이 답하기 쉽습니다.

• Would Option A or Option B work better for you?A안과 B안 중 어느 쪽이 더 편하신가요?3차, 열린 질문을 고르기로 바꿀 때
• Does the 15th still work for the sample delivery, or should we push it back a week?샘플 배송은 15일로 아직 괜찮을까요, 아니면 일주일 미룰까요?3차, 예·아니오로 답하게 할 때
• Would a quick call work for you? I could do Tuesday at 10 a.m. or Wednesday at 3 p.m., your time.짧게 통화해도 괜찮을까요? 그쪽 시간으로 화요일 오전 10시나 수요일 오후 3시에 가능합니다.3차, 통화를 열어 둘 때. 시각은 상대 시간대로

되돌릴 수 있는 일에는 방법이 하나 더 있습니다. 답이 없으면 이렇게 진행하겠다고 미리 알리는 것입니다.

044차

세 번 조용하면 문장이 아니라 길을 바꿉니다

같은 사람에게 세 번 보내도 조용하면 문장이 아니라 길이 막혔을 수 있습니다. 담당자가 맞는지 묻고, 통화를 제안하고, 마지막에 다른 사람을 참조에 넣는 순서로 올라갑니다.

담당자가 옮겼을 수도, 메일이 스팸으로 분류됐을 수도, 결재가 막혀 있을 수도 있습니다. 같은 길로 한 번 더 보내서는 알 수 없으니 약한 것부터 길을 바꿉니다.

마지막 칸은 말없이 하지 않고 하겠다고 알린 다음에 합니다. 처음 거래하는 곳이라면 세 번째 칸에서 멈추는 쪽이 안전합니다.

메일 대신 통화로 길을 바꾼 대화

답이 없던 이유는 거절이 아니라 결재 대기였습니다. 통화가 끝나면 들은 날짜를 그날 메일로 남겨 두세요.

05재촉처럼 들리는 말

답을 못 받았다는 사실을 앞세우면 재촉이 됩니다

재촉처럼 들리는 문장은 상대가 아직 답하지 않았다는 사실이나 횟수를 앞세웁니다. 내가 필요한 것과 다시 쓰는 목적을 앞에 두면 팔로업이 됩니다.

문법이 맞아도 상대의 잘못을 확인하는 말처럼 읽히는 문장이 있습니다.

• 재촉처럼Did you read my email?

  팔로업처럼Have you had a chance to look at my email from Tuesday?

  읽었는지 캐묻는 문장입니다. Have you had a chance to는 시간이 없었을 수 있다는 출구를 열어 줍니다.

• 재촉처럼As I mentioned in my previous email, we need your answer by the 20th.

  팔로업처럼To save you from digging through the thread, here's the short version: we need your answer by the 20th.

  “앞서 말했듯이”는 읽지 않았다는 지적으로 들릴 수 있습니다. 핵심을 다시 적으면 상대가 스레드를 뒤지지 않아도 됩니다.

• 재촉처럼This is the third time I am asking.

  팔로업처럼I'm following up once more so this doesn't fall through the cracks.

  횟수를 세어 보여 주면 항의처럼 읽힙니다. 다시 쓰는 목적을 말하세요.

• 재촉처럼Kindly revert back to me.

  팔로업처럼Could you get back to me by Friday?

  revert는 원래대로 돌아간다는 뜻이 기본이라 미국·영국 쪽에는 어색합니다. 인도 영어 같은 일부 지역의 비즈니스 영어에서 “회신하다”로 쓰지만 get back to me가 대체로 무난합니다.

이런 문장은 알고 있어도 막상 쓸 때는 익숙한 Just following up이 먼저 나옵니다. 프렌글은 원어민 강사와 Google Meet로 1:1 수업을 하고, 수업이 없는 날에는 전담 코치가 매일 카카오톡으로 질문을 보내 학습자가 답한 문장을 사람이 직접 읽고 고쳐 줍니다.

06팔로업 메일 한 통

팔로업 한 통에는 다시 꺼내기, 이유, 선택지, 출구가 들어갑니다

다시 꺼내기, 이유 한 줄, 고르기만 하면 되는 선택지, 통화라는 출구 순서로 쓰면 짧아도 필요한 것이 다 들어갑니다.

앞에서 본 것을 한 통으로 묶은 예입니다.

끝으로 내가 보낸 팔로업을 돌아보는 목록입니다. 진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록이니, 해당하는 항목만 눌러 보세요.

끝다음 연습으로

이번 주에는 거래처 한 곳에 사다리를 그려서

QFAQ

자주 묻는 질문