업무 보고는 네 칸으로,
나쁜 소식은 맨 앞에

01기본 틀

보고는 완료·진행·막힘·다음 네 칸을 같은 순서로 말합니다

끝난 일, 하고 있는 일, 막힌 일, 다음 할 일을 한 칸에 한 문장씩 말하면 30초 안팎에 끝납니다.

새 문형이 많이 필요하지는 않습니다. 같은 네 칸에 그날의 내용만 갈아 끼우면 됩니다.

말을 가장 길게 할 칸은 끝난 일이 아니라 막힌 일입니다. 끝난 일은 상대가 이미 알거나 곧 알게 되지만, 막힌 일은 상대가 움직여야 풀립니다.

스탠드업(stand-up)은 팀이 모여 서서 짧게 근황을 나누는 회의로, 어제 한 일·오늘 할 일·막힌 일을 말하는 팀이 많습니다. 이 글의 네 칸도 같은 뼈대입니다.

질문에 맞춰 칸을 고르는 것도 요령입니다. “How’s it going?”에는 네 칸을 다 말하고, “Where are you on the report?”에는 그 보고서의 진행만 답합니다.

02말과 글

말로 하는 보고는 짧게 끊고, 글로 하는 보고는 훑어 읽게 씁니다

구두 보고는 문장 서너 개에 결론을 먼저, 메일·슬랙 보고는 칸을 나눠 날짜와 이름을 적습니다.

네 칸은 같고 달라지는 것은 길이와 모양입니다. 말은 되물을 수 있어서 짧아도 되고, 글은 혼자 읽혀야 해서 날짜와 이름이 필요합니다.

• Here's where the survey stands: it went out Monday, and responses are coming in.설문 현황입니다. 월요일에 나갔고 응답이 들어오고 있습니다.회의·스탠드업, 한 건씩 말할 때
• No blockers on my side.제 쪽에는 막힌 곳이 없습니다.스탠드업, 막힘 칸이 비었을 때
• Nothing new since Tuesday. I'm still on the draft.화요일 이후로 달라진 건 없습니다. 아직 초안 작업 중입니다.진전이 없을 때도 알려 줍니다

글에서는 맨 윗줄이 가장 중요합니다. TL;DR(Too Long; Didn’t Read의 줄임말, 긴 글 맨 위의 요약 줄)이 그 자리입니다.

• TL;DR: on track for Friday. One open question below.요약하면 금요일까지 가능합니다. 아래에 열린 질문이 하나 있습니다.슬랙·메일, 긴 메시지의 맨 윗줄
• Flagging one risk: the data may arrive late.위험 요소 하나를 미리 알립니다. 데이터가 늦게 올 수 있습니다.아직 지연은 아니지만 알려야 할 때

03누구에게

같은 현황도 상사·팀원·고객에게 하는 말이 다릅니다

상사에게는 판단할 거리, 팀원에게는 넘기는 시점, 고객에게는 달라지는 것과 날짜를 앞에 둡니다.

상사에게는 선택지를 같이 내밀면 보고가 곧 결정이 됩니다. 고객은 사정이 아니라 자기가 받는 것을 궁금해하므로 원인은 한 문장을 넘기지 않습니다.

일정을 서로 맞춰 다시 정하는 협의는 별도 글이 있어서, 여기서는 알리는 말까지만 다룹니다.

막힌 일을 상사에게 말하는 대화

막힘에 영향과 기한이 붙으면, 상사는 자기가 나서야 하는지 바로 판단합니다.

04숫자와 기한

“almost done”과 “soon” 대신 숫자 하나와 날짜 하나를 말합니다

진척은 퍼센트나 “다섯 중 셋” 같은 숫자 하나로, 기한은 요일과 시각으로 말합니다.

“Almost done”은 말하는 사람에게는 80%이고 듣는 사람에게는 내일일 수 있습니다. soon도 한 시간부터 사흘까지 다르게 읽힐 수 있습니다. 숫자와 날짜가 있어야 상대가 일정을 맞춥니다.

• I've reviewed 30 of the 50 files.파일 50개 중 30개를 검토했습니다.퍼센트가 어려우면 개수로
• I'm on track for Friday.금요일까지 일정대로 가고 있습니다.문제가 없을 때
• I'll have it to you by end of day Thursday.목요일 업무 종료 때까지 드리겠습니다.기한 약속. EOD(end of day)는 5시로도 자정으로도 읽혀서 중요하면 시각을 적습니다
• My ETA for the report is Friday morning.보고서 완료 예정은 금요일 오전입니다.ETA(estimated time of arrival, 도착 예정)를 완료 예정에도 씁니다

05나쁜 소식과 요청

나쁜 소식은 맨 앞에 말하고, 막힘에는 필요한 것 한 가지를 붙입니다

지연은 사과보다 먼저 무엇이 얼마나 늦는지와 새 날짜를 말하고, 막힘에는 필요한 도움을 붙입니다.

나쁜 소식은 늦게 말할수록 무거워지기 쉽습니다. 사정부터 설명하는 것이 예의로 느껴지는 자리도 있지만, 듣는 사람이 가장 먼저 알고 싶은 것은 “그래서 일정이 바뀌는가”입니다.

• 어색Everything is going well, but there is a small problem.

  자연Heads up: the data is two days late, so the report will slip to Friday.

  좋은 말로 먼저 열면 상대가 안심하다가 뒤늦게 문제를 듣습니다. Heads up(미리 알립니다)으로 열고 영향과 새 날짜를 앞에 둡니다.

• 어색I'm so sorry. I really apologize. It's all my fault that I'm late.

  자연I'm behind on the report. Sorry about that. You'll have it by noon on Friday.

  사과가 길어지면 새 날짜가 묻힙니다. 사과는 한 번, 날짜는 분명하게 말합니다.

• 어색It might be delayed a little.

  자연It looks like we'll miss Wednesday. My new estimate is Friday.

  might와 a little 때문에 지연이 정해진 일인지 알 수 없습니다. 알면 단정하고, 모르면 “I’ll know more by Tuesday”처럼 판단 시점을 말합니다.

막힘도 같은 순서를 따르고, 거기에 요청을 붙입니다. 막혔다는 말만 들은 상대는 할 일이 없지만, 누가 무엇을 해 주면 풀리는지 들으면 바로 움직일 수 있습니다.

• I need a decision on the vendor by Wednesday to stay on track.일정대로 가려면 수요일까지 업체를 정해 주셔야 합니다.상사, 판단이 필요할 때
• Could you connect me with someone on the data team?데이터 팀 분을 한 분 연결해 주실 수 있을까요?사람이 필요할 때
• If we can't get the data by Wednesday, should we go with last month's numbers?수요일까지 데이터를 못 받으면 지난달 수치로 갈까요?대안을 걸고 판단을 구할 때
• No action needed yet. I just wanted you to have this on your radar.아직 하실 일은 없습니다. 알고만 계시라고 말씀드립니다.요청 없이 위험만 공유할 때

06주간 보고 메일

주간 보고 메일은 요약 한 줄, 네 칸, 마지막 요청으로 씁니다

제목에 상태를 적고, 완료·진행·막힘·다음을 칸별로, 마지막에 부탁을 둡니다.

주간 보고 메일은 제목과 첫 줄만 봐도 상태가 읽혀야 합니다. on track(순조롭다), at risk(위험하다), delayed(늦어졌다) 중 단어 하나로 적어 두면 훑어 읽기 좋습니다.

아래는 진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록입니다. 최근 한두 달의 보고를 떠올리며 해당하는 칸을 눌러 보세요.

프렌글은 원어민 강사와 Google Meet로 1:1로 말하는 수업이고, 매일 카카오톡으로 챙기는 코치가 따로 있어 실제 보고 한 건을 들고 와 연습할 수 있습니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 보고 한 번을 네 줄로 먼저 적어 보세요

QFAQ

자주 묻는 질문