견적 요청은 상대가
한 번에 답할 수 있게 씁니다

01여섯 칸

견적 요청 메일에는 여섯 칸을 한 번에 채웁니다

견적서를 쓰려면 제품·규격, 수량, 납기, 도착지, 결제 조건을 알아야 하고, 나는 회신 기한까지 적어야 합니다. 여섯 칸이 한 통에 있으면 되묻는 왕복이 줄어듭니다.

FOB(Free On Board)와 CIF(Cost, Insurance and Freight)는 운송 업무와 비용, 위험을 판매자와 구매자가 어떻게 나누는지 정하는 무역 조건 약어(Incoterms)입니다. 둘 다 배로 보내는 거래에 쓰는 규칙이고, 운송 방식에 따라 다른 약어를 쓰기도 합니다. 책임 범위는 거래마다 달라서 이 글은 약어가 들어갈 자리만 보여 주고, 모르겠다면 둘 다 견적을 청합니다.

처음 보내는 메일에서는 결제 조건과 회신 기한이 빠지기 쉽습니다. 견적서가 온 뒤에야 결제 조건이 다른 것을 알면 그 견적서끼리는 비교하기 어렵습니다.

02메일 한 통

제목줄에 용건과 수량을 쓰고, 본문은 번호로 나눕니다

제목줄에는 견적 요청이라는 말과 제품, 수량을 적고, 본문은 번호 붙인 항목으로 나눕니다. 번호가 있으면 상대가 항목별로 답하고 빠진 줄도 눈에 띕니다.

제목줄만 보고 담당자에게 넘기는 사람도 있습니다. 용건과 제품, 수량이 보이면 그대로 전달됩니다.

• Request for quotation: LB-350 lunch boxes, 2,000 units견적 요청: LB-350 도시락통 2,000개정식으로 요청할 때
• RFQ: LB-350, 2,000 units, reply by Oct 16RFQ(request for quotation): LB-350 2,000개, 10월 16일까지 회신회신 날짜까지 제목줄에 넣을 때

03수량·규격·납기

수량과 규격과 납기는 한 문장에 순서대로 놓습니다

요청 문장은 무엇을 몇 개, 어디로, 언제까지 순서로 놓으면 한 문장에 들어갑니다. 정해지지 않은 것은 정해지지 않았다고 쓰고 선택지를 청하면 됩니다.

번호 항목으로 쓰든 한 문장으로 말하든 순서는 같습니다.

수량은 숫자 하나로 끝나지 않을 때가 많습니다. 규격은 말로 풀면 길어지니 사양서를 첨부하고 본문에는 한 줄만 씁니다.

• We're looking at about 2,000 units for the first order.첫 주문은 2,000개쯤을 보고 있습니다.수량이 아직 확정이 아닐 때
• What's your minimum order quantity for this model?이 모델의 최소 주문 수량이 얼마인가요?MOQ부터 알아야 할 때
• Could you quote 1,000, 3,000, and 5,000 units so we can compare?비교할 수 있게 1,000개, 3,000개, 5,000개 견적을 각각 내 주시겠어요?수량 구간별 단가를 보고 싶을 때
• The dimensions and materials are in the attached spec sheet.크기와 재질은 첨부한 사양서에 있습니다.사양서를 첨부할 때

납기는 내가 필요한 날짜를 알리는 말과, 주문부터 도착까지 걸리는 기간(lead time)을 묻는 말로 나눕니다. 주문 전에는 상대도 날짜를 약속하기 어려워서 기간부터 묻습니다.

• What's your standard lead time for an order this size?이 정도 수량이면 보통 소요 기간이 얼마나 되나요?날짜를 정하기 전, 기간부터 물을 때
• We need the goods to arrive in Busan by November 20.11월 20일까지는 물건이 부산에 도착해야 합니다.필요한 날짜를 알릴 때

• 어색Please give me the price of this product.

  자연Could you send us a quotation for this product?

  금액 하나를 달라는 말이 됩니다. quotation은 조건이 적힌 서류를 청합니다.

• 어색Please send quotation with all conditions.

  자연Please include the lead time, payment terms, and how long the quote is valid.

  all conditions는 상대가 짐작해야 합니다. 원하는 조건을 이름으로 적습니다.

• 어색Kindly revert at the earliest.

  자연Could you get back to us by Friday?

  revert를 “회신하다”로 쓰는 것은 인도 영어 등에서 볼 수 있는 쓰임이고, 미국 영어에서는 “되돌아가다”로 읽혀 뜻이 헷갈릴 수 있습니다. 날짜가 있으면 at the earliest도 필요 없습니다.

04자료·샘플 먼저

모델을 고르는 중이라면 자료와 샘플부터 청합니다

규격이 정해지지 않았다면 정식 견적 대신 카탈로그와 단가표, 샘플을 먼저 청합니다. 가벼운 요청은 상대가 답하기 쉽고, 정식 견적은 모델이 정해진 뒤에 보냅니다.

모델도 못 정했는데 정식 견적부터 청하면 상대는 답할 수 없는 질문을 받습니다. 요청에는 무게가 있어서 단계에 맞게 고릅니다.

정식 요청 전에 자료와 샘플을 청하는 대화

• Would the sample cost be credited toward our first order?샘플 비용은 첫 주문 때 차감되나요?샘플에 비용이 붙을 때
• How long does it usually take to send out a sample?샘플은 보통 발송까지 얼마나 걸리나요?일정에 맞춰 샘플을 받아야 할 때

05견적을 받은 뒤

견적서를 받으면 받았다고 알리고, 빠진 칸을 묻고, 결정 일정을 말합니다

견적서가 오면 받았다고 감사하고, 빠졌거나 모호한 칸을 한 번에 묻고, 언제까지 답을 줄지 날짜로 씁니다.

견적서가 오면 바로 비교표에 넣고 싶지만, 같은 제품이어도 견적서마다 포함한 범위가 다릅니다.

묻는 칸이 여럿이면 한 통에 번호로 묶습니다. 받은 뒤의 흐름은 네 단계이고, 앞의 셋은 같은 날 한 통에 넣습니다.

진행하지 않기로 했을 때도 약속한 날에 알립니다.

• Thank you for the quote. We've decided not to move forward at this time, but we'd like to keep in touch.견적 감사합니다. 이번에는 진행하지 않기로 했지만 앞으로도 연락드리고 싶습니다.다른 곳으로 정했거나 보류할 때

끝으로 지금까지 보낸 견적 요청을 돌아보는 목록입니다. 진단 도구가 아니라 스스로 점검하는 목록이니, 해당하는 항목만 눌러 보세요.

끝다음 연습으로

이번 주에는 견적 요청 메일 틀을 하나 저장해 둡니다

QFAQ

자주 묻는 질문