첫 줄과 끝 줄만 바꿔도
메일의 인상이 달라집니다

01첫 문장

첫 문장은 받는 사람과의 거리로 고릅니다

매일 연락하는 동료에게는 이름 다음에 바로 용건을 적어도 되고, 처음 연락하는 외부 담당자에게는 내가 누구인지 밝히는 한 줄이 인사를 대신합니다. “I hope you are doing well”이 모든 메일에 필요한 것은 아닙니다.

한국어 메일은 “안녕하세요, ○○팀 ○○○입니다”로 여는 것이 기본이라, 영어로 쓸 때도 인사 한 줄을 꼭 넣어야 할 것 같습니다. 영어 업무 메일은 자주 주고받는 사이일수록 짧아지고, 처음 연락하는 사이일수록 자기소개와 연락한 이유가 앞에 옵니다.

• Hi Sarah,사라 씨, 안녕하세요.동료·상사, 대부분의 업무 메일
• Dear Ms. Park,박○○ 님께외부, 처음 연락하거나 공식적인 메일
• Hope your week is off to a good start.한 주 잘 시작하셨길 바랍니다.상사·외부, 월요일이나 화요일에 보내는 메일
• Thanks for getting back to me so quickly.빠르게 답장 주셔서 감사합니다.누구에게나, 답장의 첫 줄
• I'm Jiwoo Kim from the partnerships team at [Company].[회사명] 제휴팀 김지우입니다.외부, 처음 연락할 때
• Sarah suggested I reach out to you about the event.행사 건으로 연락드려 보라고 사라 씨가 알려 주셨습니다.외부, 소개를 받아 연락할 때

02용건 꺼내기

용건은 둘째 줄에서 한 문장으로 꺼냅니다

첫 줄 다음에는 메일을 쓴 이유를 한 문장으로 밝힙니다. “I’m writing to…”, “Quick question about…”처럼 용건을 여는 틀을 격식별로 하나씩 가지고 있으면 됩니다.

한국어 메일은 배경을 먼저 풀고 부탁을 뒤에 두는 경우가 많습니다. 영어 업무 메일은 읽는 사람이 첫 두 줄에서 무슨 일인지 알 수 있게 씁니다. 배경은 용건 뒤에 붙여도 늦지 않습니다.

• I'm writing to ask about the delivery schedule.납품 일정 문의차 메일 드립니다.상사·외부, 격식을 갖출 때
• I'm reaching out about the contract renewal.계약 갱신 건으로 연락드립니다.외부, 새 용건을 처음 꺼낼 때
• Quick question about tomorrow's meeting.내일 회의 관련해서 간단히 여쭤볼 게 있어요.동료, 인사 없이 바로 시작할 때
• Following up on our call yesterday, I've attached the revised quote.어제 통화에 이어, 수정한 견적서를 첨부합니다.외부, 통화나 회의 뒤
• As promised, here are the slides from this morning's meeting.말씀드린 대로 오늘 오전 회의 자료 보내 드립니다.동료·외부, 약속한 자료를 보낼 때

03끝인사

끝인사는 격식 정도로 고르고, 그 위에 한 줄을 둡니다

업무 메일의 끝인사는 Best나 Best regards가 가장 무난하고, 가까운 동료에게는 Thanks로도 충분합니다. 그 바로 위에 다음에 무엇을 할지 알려 주는 문장을 한 줄 두면 메일이 깔끔하게 끝납니다.

영어 메일은 끝인사 바로 위에 한 줄을 더 두는 경우가 많습니다. 다음에 내가 무엇을 할지, 또는 상대가 무엇을 하면 되는지를 알려 주는 문장입니다.

• Let me know if you have any questions.궁금한 점 있으면 말씀해 주세요.누구에게나
• Happy to hop on a quick call if that's easier.편하시면 짧게 통화로 이야기해도 좋습니다.동료·외부, 메일로는 길어질 것 같을 때
• I'll send over the final version by Friday.금요일까지 최종본 보내 드리겠습니다.누구에게나, 내가 할 다음 일을 알릴 때
• Looking forward to your thoughts.의견 기다리겠습니다.동료·상사, 검토를 부탁한 메일
• I look forward to hearing from you.답장 기다리겠습니다.외부, 격식을 갖출 때

04번역투 고치기

한국어 인사를 그대로 옮기면 어색해지는 문장들

“수고하셨습니다”, “잘 부탁드립니다”처럼 한국어 메일에 늘 붙는 인사는 영어에 딱 맞는 짝이 없습니다. 단어를 옮기기보다, 영어 메일에서 같은 곳에 쓰는 말을 고릅니다.

문법은 맞는데 원어민이 읽으면 고개를 갸웃하는 문장이 있습니다. 대부분 한국어 메일의 관용 인사를 단어 그대로 옮긴 경우입니다.

• 어색I hope you are doing well.

  자연Hope you had a good weekend.

  틀린 문장은 아니지만, 같은 사람에게 메일마다 쓰면 기계적으로 읽힙니다. 요일이나 최근 일에 맞춘 한 줄로 바꾸거나, 자주 주고받는 사이라면 빼고 바로 용건으로 들어가도 됩니다.

• 어색Thank you for your hard work.

  자연Thanks for turning this around so quickly.

  “수고하셨습니다”를 옮긴 문장입니다. 인사처럼 붙이면 막연하고, 윗사람이 아랫사람을 평가하는 말처럼 들리기도 합니다. 상대가 한 일을 구체적으로 짚어 고맙다고 하세요.

• 어색Sorry to bother you in your busy time.

  자연I know you're busy, so I'll keep this short.

  “바쁘신 와중에 죄송합니다”를 옮기면 in your busy time처럼 영어에서 쓰지 않는 조합이 나옵니다. 짧게 쓰겠다는 말로 배려를 전하면 됩니다.

• 어색Please kindly find the attached file.

  자연I've attached the file for your review.

  please와 kindly를 겹치면 공손해지기보다 딱딱하게 들립니다. 첨부했다는 말은 I’ve attached가 가장 흔합니다.

• 어색I look forward to your kind reply.

  자연I look forward to hearing from you.

  “좋은 답변 기다리겠습니다”를 옮긴 문장입니다. kind reply는 영어 메일에서 거의 쓰지 않는 조합입니다.

• 어색Please take care of this project well.

  자연Looking forward to working with you on this.

  “잘 부탁드립니다”는 영어에 딱 맞는 말이 없습니다. 처음 함께 일하는 사람에게는 같이 일하게 되어 기대된다는 말로 대신합니다.

05한 벌 만들어 두기

자주 쓰는 상대별로 첫 줄과 끝 줄을 한 벌씩

자주 연락하는 상대를 몇 부류로 나누고, 부류마다 쓸 첫 줄과 끝 줄을 한 벌씩 정해 두면 메일마다 새로 고민하지 않아도 됩니다.

다만 내가 만든 한 벌이 정말 자연스러운지는 혼자서 확인하기 어렵습니다. 번역투는 쓰는 사람 눈에는 익숙해서 잘 보이지 않습니다.

프렌글에서는 수업이 없는 날 전담 코치가 매일 카카오톡으로 질문을 보내고, 학습자가 답한 문장을 사람이 직접 읽고 고쳐 줍니다. 원어민 강사와 Google Meet로 하는 1:1 수업에서도 어색한 표현을 그 자리에서 교정받고, 고친 문장은 스터디 로그에 남습니다. 메일에 자주 쓰는 문장을 답에 섞으면 그 문장부터 고쳐 받게 됩니다.

끝다음 연습으로

이번 주에는 한 사람에게 쓸 두 줄만

QFAQ

자주 묻는 질문